Web designers frequentemente trabalham em múltiplos projetos simultaneamente. Eles enfrentam diversos desafios como gerenciar múltiplos websites, lidar com clientes difíceis, encontrar novos clientes, precificar corretamente seu trabalho e manter-se atualizado com as tendências da indústria. Além de tudo isso, eles também tentam manter uma vida pessoal feliz e saudável.

Isso apresenta um problema quando se trata de priorizar tarefas e cumprir prazos, e de acordo com um estudo, o gerenciamento do tempo é um problema comum entre web designers.

Para auxiliá-lo a encontrar o equilíbrio adequado entre trabalho e vida pessoal, e para assegurar que você cumpra os prazos, apresentaremos 10 dicas eficazes de gerenciamento de tempo.

Estas Ferramentas Melhorarão Sua Produtividade e Evitarão que Você Desperdice Tempo Precioso

Índice

10 Dicas de Gerenciamento de Tempo para Web Designers

Há uma ampla variedade de fatores que podem impactar seu tempo, foco e energia — e sua estratégia de gerenciamento de tempo precisa considerar cada um deles. Vamos começar.

1. Sempre Tenha um Contrato Assinado e uma Declaração de Trabalho

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Não importa quão claramente você especifique os termos do trabalho, forneça um cronograma, explique quais são os entregáveis do website, ou lembre o cliente de quantas revisões eles têm direito. Se você não tiver tudo registrado por escrito, o que você acha que seu cliente fará assim que o trabalho começar?

Ou você lidará com uma avalanche de ligações e e-mails verificando seu progresso, ou terá um cliente que desejará ultrapassar os limites do acordo porque não há um acordo oficial. Ambos os resultados exigem que você redirecione sua atenção para questões além de seus projetos.

Mas um contrato e uma declaração de trabalho (SOW) que o cliente assinou e possui em mãos o ajudará a gerenciar expectativas e reduzir suas ansiedades sobre o projeto.

2. Utilize um Rastreador de Tempo

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Se você já teve curiosidade sobre quanto tempo realmente leva para construir um website, um rastreador de tempo eliminará as suposições. Há várias razões pelas quais você deveria se preocupar com isso.

Em primeiro lugar, o senhor pode agendar projetos com confiança e fornecer datas de entrega aos clientes se souber aproximadamente quanto tempo cada tarefa e fase leva para ser concluída.

Em segundo lugar, ao reservar tempo para a duração real de uma tarefa, em vez de uma estimativa, o senhor não precisará transferir trabalho de um dia para o outro. Se o senhor conseguir concluir tudo conforme o programado, não sentirá a necessidade de trabalhar até tarde ou nos fins de semana para tentar se atualizar constantemente.

Além disso, o controle do tempo pode ajudá-lo a determinar sua precificação de design web. Embora o senhor deva cobrar com base no valor e não nas horas, ainda é necessário garantir que haja uma margem de lucro suficientemente grande embutida em seus preços para que não apenas cubra os custos ou, pior ainda, perca dinheiro em seus trabalhos.

3. Crie Seu Cronograma Ideal

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O senhor já viu histórias online sobre como pessoas “bem-sucedidas” como Richard Branson e Tim Cook acordam quando ainda está escuro e pensou: “Prefiro dormir mais do que ser bem-sucedido”?

O problema com essa lógica de que acordar cedo equivale ao sucesso é que ela não é realmente lógica.

Cada pessoa é diferente, o que significa que o senhor deve levantar-se quando se sentir descansado, programar suas horas de trabalho para quando estiver em modo de concentração máxima e trabalhar apenas o número de horas que pode administrar razoavelmente.

Desde que não impeça sua capacidade de conversar com clientes ou prospectos em tempo real, não há nada de errado em trabalhar durante o horário ideal para seu corpo e mente. Apenas não se esqueça de incluir pausas.

Esta é uma grande parte da Técnica Pomodoro. Funciona assim:

  • Configure um temporizador para 25 minutos.
  • Inicie o temporizador e trabalhe em uma única tarefa sem quebrar sua concentração.
  • Quando o temporizador tocar, pare e faça uma breve pausa.

Este ciclo se repetirá quatro vezes. Ao final desse tempo, o senhor poderá fazer uma pausa mais longa. Então, tudo recomeçará.

Embora 25 minutos seja o tempo que esta técnica específica divide, novamente, é importante encontrar seu ritmo ideal e número de pausas. O senhor pode descobrir que 25 minutos é um tempo muito curto para completar suas tarefas de website e que seria melhor configurar o temporizador para 60 minutos. Desde que não perca a concentração, isso é aceitável.

4. Agende Tudo em Seu Gerenciador de Tarefas

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Ter um plano definido ao iniciar cada dia é uma estratégia útil para gerenciar seu tempo.

No entanto, em vez de pegar sua lista crescente de projetos e escolher no que trabalhará dia a dia, agende suas tarefas com antecedência. Isso se aplica tanto ao trabalho do projeto quanto a tudo mais que ocorre durante seu dia de trabalho.

Aqui estão algumas dicas para elaborar seu cronograma:

  • Estabeleça regras baseadas em seu cronograma ideal – os dias da semana em que trabalhará, bem como por quanto tempo em cada dia.
  • Agende suas tarefas mais difíceis para o início do dia, quando o senhor estiver se sentindo disposto e pronto para enfrentar um desafio. Isso é chamado de comer o sapo.
  • Coloque suas tarefas administrativas no calendário e estabeleça um cronograma previsível para elas, de modo que se torne um hábito abordá-las em um dia e horário determinados.
  • Reserve certos dias e períodos de tempo em que deseja estar ao telefone fazendo chamadas de prospecção com potenciais clientes ou discutindo marcos do projeto com clientes existentes.
  • Adicione compromissos pessoais ou atividades ao seu cronograma que ocorram durante o dia de trabalho.

Se o senhor agendar tudo e alocar o tempo apropriado para cada item, não perderá tempo retrocedendo ou ficando estressado com algo que esqueceu de fazer.

5. Padronize Seu Processo

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Levando isso um passo adiante, seria incrivelmente benéfico salvar modelos de processo em seu software de gerenciamento de tarefas.

Dessa forma, assim que um novo projeto for iniciado, tudo o que o senhor precisa fazer é duplicar o modelo de processo, personalizar as tarefas com base no trabalho e começar a concluí-las.

Isso é útil em todas as áreas de seu fluxo de trabalho, desde encontrar novos clientes de design web até integrá-los, bem como tarefas de design web para atividades pós-lançamento. O senhor também poderia criar modelos para trabalhos não relacionados a projetos.

Um dos maiores benefícios disto é o aspecto da familiaridade. Quanto mais estruturado e previsível seu processo se torna, mais fácil é concentrar-se no aspecto criativo de seu trabalho em vez de na logística de gerenciamento de tarefas.

Outro benefício da criação de modelos para seus fluxos de trabalho é que isso permite que você pegue processos maiores e mais longos e os divida em tarefas menores e mais gerenciáveis. Isso eliminará qualquer sensação de sobrecarga ou intimidação de seu trabalho.

6. Automatize o Máximo Possível de Seu Trabalho Administrativo

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Se seu cronômetro está indicando que mais de 50% de seu dia de trabalho é dedicado a tarefas administrativas, então é hora de reavaliar o que você está fazendo.

Agora, você tem duas opções. Você pode terceirizar essas tarefas necessárias de gestão empresarial para um assistente e outros prestadores de serviços profissionais ou pode automatizá-las com software. Se seu negócio é relativamente pequeno e você está tentando economizar dinheiro, comece com a automação.

Existem inúmeras ferramentas disponíveis — muitas delas gratuitamente — que o ajudarão a automatizar tarefas tediosas, irritantes e frequentemente demoradas relacionadas a:

  • Contabilidade e gestão fiscal
  • Agendamento de reuniões
  • Avaliação de prospectos
  • Criação de contratos
  • Faturamento
  • Comunicação com clientes e acompanhamentos
  • Marketing em mídias sociais
  • E mais

Você nunca estará 100% livre de gerenciar seu negócio, mas pode torná-lo muito menos demorado com processos automatizados.

7. Crie uma Caixa de Ferramentas que Você Possa Usar de Trabalho em Trabalho

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Seja você um designer web ou um desenvolvedor web, é provável que tenha um conjunto de ferramentas que utiliza em cada trabalho.

Se você é um designer, esta caixa de ferramentas pode incluir:

  • Uma ferramenta de wireframing
  • Sketch ou Photoshop
  • Alguns temas WordPress flexíveis e poderosos que funcionam bem para sua base de clientes
  • Uma coleção de plugins WordPress que são essenciais para o site de cada cliente
  • Uma ferramenta de teste cross-browser

Se você é um desenvolvedor, sua caixa de ferramentas pode incluir:

  • Frameworks e bibliotecas
  • Um IDE
  • Um ambiente de staging
  • Github
  • Ferramentas de teste de navegador

Ao construir uma caixa de ferramentas que você pode usar em cada trabalho, você pode trabalhar mais rapidamente e produzir melhores resultados, pois não está gastando tempo tentando encontrar ferramentas para usar. Em vez disso, você pode fazer o que ama e simplesmente criar.

8. Minimize Interrupções e Distrações

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A pessoa média passa 7 horas online todos os dias. Infelizmente, a Internet e a infinidade de dispositivos com os quais você trabalha estão apenas esperando para lançar uma distração ou colocar um obstáculo em seu caminho durante esse tempo.

Dependendo de onde suas distrações vêm, existem várias maneiras de lidar com isso.

A primeira coisa é usar as configurações de tempo de tela de seus dispositivos para definir limites específicos de aplicativos e comunicações. Dessa forma, você só receberá novos e-mails, mensagens de texto ou chamadas ou verá notificações push nos momentos que você designou (ou seja, quando não estiver ocupado trabalhando).

Você também pode usar ferramentas mais robustas de bloqueio de distrações para sua caixa de entrada email, mídias sociais e aplicativos.

Não se esqueça das distrações domésticas. Se você tem outras pessoas ao seu redor, informe-as que uma porta fechada ou outro sinal significa que você está concentrado e não pode ser interrompido.

9. Crie um Canal de Contato Dedicado

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Embora você possa minimizar a frequência ou urgência com que os clientes entram em contato com você, estabelecendo claramente tudo em um contrato e SOW, haverá momentos em que eles precisarão entrar em contato durante o curso de um projeto.

Sabendo que esse será o caso, configure um único canal de contato que eles possam usar.

Assim como com as outras dicas de gerenciamento de tempo nesta lista, reserve um tempo para verificar esse canal uma vez por dia. Se você programar 30 minutos no final de seu dia de trabalho, poderá facilmente manter-se atualizado com essas mensagens e respondê-las todas em tempo hábil.

Não se esqueça de ser proativo em relação a essas comunicações. Ao agendar check-ins com seus clientes em diferentes marcos ao longo do projeto, provavelmente não haverá tantas mensagens para lidar diariamente.

10. Fique Confortável em Dizer “Não”

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Esta é sempre uma técnica difícil de gerenciamento de tempo para dominar. Como criador, você quer ser capaz de dizer “Sim!” a todos os prospectos e clientes.

A realidade, porém, é que você realmente só está prejudicando-os ao dizer “sim” se não tiver capacidade para assumir o que eles estão pedindo.

Isso pode ser o caso se for um projeto ou solicitação:

  • Para um cliente que você sabe que será demorado para gerenciar
  • Que está além de suas capacidades atuais ou fora de sua área de especialização
  • Que excede o escopo do trabalho e você não será pago a mais por isso
  • Você teria que fazer isso além de sua carga de trabalho regular
  • Você não tem interesse, mas se sente mal por não poder ajudá-los

Em resumo: Se você for apresentado a uma oportunidade por um prospecto, cliente atual ou antigo, analise cuidadosamente o que o projeto envolve e seja realista sobre sua capacidade de assumi-lo.

Se houver algum tipo de negociação envolvida — ou seja, você perde dinheiro, seu tempo livre ou sua sanidade — apenas diga “não” a isso. E se eles não aceitarem um “não” como resposta, então você sabe que fez a coisa certa.

Clientes que querem que você faça um bom trabalho para eles entendem a importância do gerenciamento de tempo e produtividade e não gostariam de comprometer isso.

Comece a Trabalhar de Forma Eficiente em Termos de Tempo

Você não começou um negócio de design de sites para ser sobrecarregado pela administração e gerenciamento de seu negócio, projetos e clientes. Você fez isso para criar sites incríveis para pessoas que precisam deles.

Com essas dicas de gerenciamento de tempo e truques de produtividade, você se libertará de parte desse fardo, enquanto otimiza o máximo possível do restante. Se você está pronto para colocar essas estratégias em prática, nossa lista dos 9 melhores dicas de gerenciamento de tempo para designers de sites é seu próximo passo.

Originally posted 2021-05-04 08:26:01.