Webdesigners werken vaak aan meerdere projecten tegelijk. Ze komen voor veel uitdagingen te staan zoals het beheren van meerdere websites, omgaan met lastige klanten, nieuwe klanten vinden, hun werk goed prijzen en bijblijven met ontwikkelingen in de branche. Bovenop dat alles proberen ze ook nog een gelukkig en gezond persoonlijk leven te hebben.

Dit zorgt voor problemen als het gaat om het prioriteren van taken en het bijhouden van deadlines, en volgens een onderzoek is tijdmanagement een veelvoorkomend probleem onder webdesigners.

Om je te helpen de juiste balans te vinden tussen werk en privé, en om ervoor te zorgen dat je deadlines haalt, gaan we je 10 effectieve tijdmanagementtips laten zien.

Deze Tools Verbeteren Je Productiviteit en Stoppen Je Met Het Verspillen van Kostbare Tijd

Inhoudsopgave

10 Tijdmanagementtips voor Webdesigners

Er zijn allerlei dingen die invloed kunnen hebben op je tijd, focus en energie – en je tijdmanagementstrategie moet met elk van deze rekening houden. Laten we beginnen.

1. Zorg Altijd voor een Getekend Contract en Werkbeschrijving

Always-Have-A-Signed-Contract-And-Sow

Het maakt niet uit hoe duidelijk je de voorwaarden van de klus uitlegt, een tijdlijn geeft, uitlegt wat de website-opleveringen zijn, of de klant eraan herinnert hoeveel revisies ze krijgen. Als je het niet allemaal op papier hebt staan, wat denk je dat je klant gaat doen zodra de klus begint?

Je krijgt ofwel te maken met een stortvloed aan telefoontjes en e-mails om te checken hoe het gaat, of je krijgt een klant die de grenzen van de overeenkomst wil oprekken omdat er geen officiële overeenkomst is. Beide uitkomsten vereisen dat je je aandacht verlegt naar andere zaken dan je projecten.

Maar een contract en een werkbeschrijving die de klant heeft ondertekend en in bezit heeft, helpen je verwachtingen te managen en hun zorgen over het project te verminderen.

2. Gebruik een Tijdtracker

Use-A-Time-Tracker

Als je ooit benieuwd bent geweest hoe lang het echt duurt om een website te bouwen, zal een tijdtracker het giswerk eruit halen. Er zijn verschillende redenen waarom je hierom zou moeten geven.

Eén ding is zeker: je kunt met vertrouwen projecten inplannen en klanten leveringsdata geven als je weet hoe lang elke taak en fase ongeveer duurt om af te ronden.

Ten tweede, door tijd in te ruimen voor de daadwerkelijke duur van een taak in plaats van een schatting, hoef je geen werk van dag tot dag mee te slepen. Als je alles kunt afronden wanneer je het hebt ingepland, hoef je niet het gevoel te hebben dat je laat of in het weekend moet werken om steeds maar in te halen.

Ook kan tijdregistratie je helpen om je webdesign prijzen te bepalen. Hoewel je op basis van waarde en niet op uren zou moeten factureren, wil je nog steeds zeker weten dat je een grote genoeg marge in je prijzen hebt ingebouwd zodat je niet alleen quitte speelt of, erger nog, geld verliest op je klussen.

3. Maak Je Ideale Schema

Create-Your-Ideal-Schedule

Heb je ooit online verhalen gezien over hoe ‘succesvolle’ mensen zoals Richard Branson en Tim Cook opstaan als het nog donker is en gedacht: ‘Ik slaap liever uit dan succesvol te zijn’?

Het probleem met deze logica dat vroeg opstaan gelijk staat aan succes, is dat het eigenlijk niet logisch is.

Iedereen is anders, wat betekent dat je op moet staan wanneer je uitgerust voelt, je werkuren moet plannen wanneer je in topconcentratie bent, en alleen het aantal uren moet werken dat je redelijkerwijs kunt behappen.

Zolang het je vermogen om in real-time met klanten of prospects te praten niet belemmert, is er niets mis mee om te werken volgens het ideale schema van je lichaam en geest. Vergeet alleen niet om pauzes in te plannen.

Dit is een groot onderdeel van De Pomodoro Techniek. Het gaat zo:

  • Zet een timer op 25 minuten.
  • Start de timer en werk aan één taak zonder je concentratie te verbreken.
  • Als de timer afgaat, stop dan en neem een korte pauze.

Deze cyclus herhaalt zich vier keer. Aan het einde van die tijd kun je een langere pauze nemen. Dan begint het allemaal weer opnieuw.

Hoewel 25 minuten is hoe deze specifieke techniek tijd indeelt, is het weer belangrijk om je ideale tempo en aantal pauzes te vinden. Misschien merk je dat 25 minuten te kort is om je websitetaken af te ronden en dat het beter is om de timer op 60 minuten te zetten. Zolang je je concentratie maar niet verliest, is dat prima.

4. Plan Alles In Je Taakbeheerder

Schedule-Out-Everything-In-Your-Task-Manager

Een vast plan hebben aan het begin van elke dag is een handige truc om je tijd te beheren.

Maar in plaats van je groeiende lijst met projecten te nemen en er elke dag uit te pikken waar je aan gaat werken, plan je taken van tevoren in. Dit geldt voor projectwerk en ook voor alles wat er tijdens je werkdag plaatsvindt.

Hier zijn wat tips voor het opstellen van je schema:

  • Stel regels op gebaseerd op je ideale schema – de dagen van de week waarop je zult werken en hoe lang op elke dag.
  • Plan je moeilijkste taken eerst in de dag in wanneer je je scherp voelt en klaar bent om een uitdaging aan te gaan. Dit wordt de kikker eten genoemd.
  • Zet je administratieve taken in de kalender en stel er een voorspelbaar schema voor op zodat het een gewoonte wordt om ze op een vaste dag en tijd aan te pakken.
  • Reserveer bepaalde dagen en tijdsblokken wanneer je telefonisch kennismakingsgesprekken wilt voeren met prospects of projectmijlpalen wilt bespreken met bestaande klanten.
  • Voeg persoonlijke afspraken of activiteiten toe aan je schema die tijdens de werkdag plaatsvinden.

Als je alles inplant en er de juiste tijd voor uittrekt, verlies je geen tijd met teruggaan of gestrest raken over iets wat je vergeten bent te doen.

5. Maak Sjablonen Van Je Proces

Templatize-Your-Process

Om dit een stap verder te brengen, zou het ongelooflijk nuttig zijn om proces sjablonen op te slaan in je taakbeheersoftware.

Op die manier hoef je, zodra een nieuw project van start gaat, alleen maar het processjabloon te kopiëren, de to-do’s aan te passen op basis van de klus en de taken te beginnen uitvoeren.

Dit komt van pas voor alle gebieden van je workflow, van nieuwe webdesign klanten vinden tot ze onboarden, evenals webdesign taken tot post-launch activiteiten. Je zou ook templates kunnen maken voor niet-projectgerelateerd werk.

Een van de grootste voordelen hiervan is het vertrouwdheidsaspect. Hoe gestructureerder en voorspelbaarder je proces wordt, hoe makkelijker het is om je te focussen op het creatieve aspect van je baan in plaats van op de logistiek van taakbeheer.

Nog een voordeel van het maken van templates voor je workflows is dat je grotere en langere processen kunt opbreken in kleinere, beter beheersbare taken. Dat haalt alle overweldiging of intimidatie uit je werk.

6. Automatiseer zoveel mogelijk van je administratieve werk

Automate-As-Much-Of-Your-Admin-Work-As-Possible

Als je tijdtracker je vertelt dat meer dan 50% van je werkdag gewijd is aan administratief werk, dan is het tijd om te heroverwegen wat je aan het doen bent.

Nu heb je twee opties. Je kunt deze noodzakelijke bedrijfsbeheertaken uitbesteden aan een assistent en andere professionele dienstverleners of je kunt ze automatiseren met software. Als je bedrijf relatief klein is en je probeert geld te besparen, begin dan met automatisering.

Er zijn talloze tools beschikbaar – veel ervan gratis – die je helpen bij het automatiseren van saaie, vervelende en vaak tijdrovende taken gerelateerd aan:

  • Boekhouding en belastingbeheer
  • Afspraken plannen
  • Prospects screenen
  • Contracten maken
  • Factureren
  • Klantcommunicatie en follow-ups
  • Social media marketing
  • En meer

Je zult nooit 100% vrij zijn van het beheren van je bedrijf, maar je kunt het een stuk minder tijdrovend maken met geautomatiseerde processen.

7. Maak een toolbox die je kunt gebruiken van klus tot klus

Create-A-Toolbox-You-Can-Use-From-Job-To-Job

Of je nou een webdesigner of een webontwikkelaar bent, je hebt waarschijnlijk een set tools die je bij elke klus gebruikt.

Als je een designer bent, kan deze toolbox bevatten:

  • Een wireframing tool
  • Sketch of Photoshop
  • Een paar flexibele en krachtige WordPress themes die goed werken voor je klantenbasis
  • Een verzameling WordPress plugins die essentieel zijn voor elke website van een klant
  • Een cross-browser testingtool

Als je een ontwikkelaar bent, kan je toolbox bevatten:

  • Frameworks en libraries
  • Een IDE
  • Een staging-omgeving
  • Github
  • Browser testingtools

Door een toolbox te bouwen die je bij elke klus kunt gebruiken, kun je sneller werken en betere resultaten produceren omdat je geen tijd verspilt aan het zoeken naar tools om te gebruiken. In plaats daarvan kun je doen wat je leuk vindt en gewoon creëren.

8. Minimaliseer onderbrekingen en afleidingen

Minimize-Disruptions-And-Distractions

De gemiddelde persoon brengt elke dag 7 uur online door. Helaas staan het internet en de overvloed aan apparaten waarmee je werkt tijdens die tijd te popelen om je af te leiden of een obstakel op je pad te werpen.

Afhankelijk van waar je afleidingen vandaan komen, zijn er verschillende manieren om hiermee om te gaan.

Het eerste is om de schermtijdinstellingen van je apparaten te gebruiken om specifieke app- en communicatielimieten in te stellen. Op die manier ontvang je alleen nieuwe e-mails, ontvang je tekstberichten of oproepen of zie je pushmeldingen op tijden die je hebt aangewezen (d.w.z. wanneer je niet druk bezig bent met werken).

Je kunt ook zwaardere afleidingsblokkerende tools gebruiken voor je email inbox, sociale media en apps.

Vergeet de afleidingen in huis niet. Als je andere mensen om je heen hebt, laat ze dan weten dat een gesloten deur of een ander signaal betekent dat je in de flow zit en niet gestoord kan worden.

9. Maak een speciaal contactkanaal

Create-A-Dedicated-Contact-Channel

Hoewel je kunt minimaliseren hoe vaak of hoe dringend klanten contact met je opnemen door alles duidelijk uit te leggen in een contract en SOW, zullen er momenten zijn waarop ze in de loop van een project contact moeten opnemen.

Wetende dat dit het geval zal zijn, stel een enkel contactkanaal in dat ze kunnen gebruiken.

Net als bij de andere tijdmanagementtips in deze lijst, maak tijd om eenmaal per dag in te checken op dat kanaal. Als je 30 minuten aan het einde van je werkdag inplant, kun je gemakkelijk bovenop deze berichten blijven en ze allemaal tijdig beantwoorden.

Vergeet niet proactief te zijn met deze communicatie. Door check-ins met je klanten in te plannen op verschillende mijlpalen tijdens het project, heb je waarschijnlijk niet zoveel berichten om dagelijks mee te dealen.

10. Leer comfortabel 'Nee' zeggen

Get-Comfortable-With-Saying-“No”

Dit is altijd een lastige tijdmanagement-techniek om onder de knie te krijgen. Als maker wil je natuurlijk ‘Ja!’ kunnen zeggen tegen elke potentiële en bestaande klant.

Maar de realiteit is dat je ze eigenlijk alleen maar tekort doet door ‘ja’ te zeggen als je niet de capaciteit hebt om aan te nemen wat ze vragen.

Dat kan het geval zijn als het een project of verzoek is:

  • Voor een klant waarvan je weet dat die veel tijd gaat kosten om te managen
  • Dat buiten je huidige capaciteiten of expertise valt
  • Dat de werkomvang overschrijdt en je er niet extra voor betaald krijgt
  • Je het bovenop je normale werkdruk zou moeten doen
  • Waar je geen interesse in hebt maar je je schuldig voelt om ze niet te kunnen helpen

Kortom: Als je een kans krijgt van een potentiële klant, huidige klant of voormalige klant, kijk dan goed naar wat het project inhoudt en wees realistisch over je vermogen om het aan te nemen.

Als er een soort onderhandeling bij komt kijken – d.w.z. je verliest geld, je vrije tijd of je gezond verstand – zeg er dan gewoon ‘nee’ tegen. En als ze geen ‘nee’ als antwoord willen accepteren, dan weet je dat je het juiste hebt gedaan.

Klanten die willen dat je goed werk voor ze levert, begrijpen het belang van tijdmanagement en productiviteit en zouden dat niet willen compromitteren.

Begin op een tijdefficiënte manier te werken

Je bent niet met een web design business begonnen zodat je kon worden belast met de administratie en het management van je bedrijf, projecten en klanten. Je deed het zodat je geweldige websites kon maken voor mensen die ze nodig hebben.

Met deze tijdmanagementtips en productiviteitshacks bevrijd je jezelf van een deel van die last, terwijl je zoveel mogelijk van de rest optimaliseert. Als je klaar bent om deze strategieën in te zetten, is onze lijst met de 9 beste tijdmanagementtips voor webdesigners je volgende stop.

Originally posted 2021-05-04 08:26:01.