I web designer spesso lavorano su più progetti contemporaneamente. Devono affrontare molte sfide come gestire più siti web, gestire clienti difficili, trovare nuovi clienti, fissare i prezzi correttamente e tenersi al passo con le tendenze del settore. E come se non bastasse, cercano anche di mantenere una vita personale felice e sana.

Questo crea un problema quando si tratta di dare priorità ai compiti e rispettare le scadenze, e secondo uno studio, la gestione del tempo è un problema comune tra i web designer.

Per aiutarti a trovare il giusto equilibrio tra lavoro e vita personale, e per assicurarti di rispettare le scadenze, ti mostreremo 10 consigli efficaci per la gestione del tempo.

Questi Strumenti Miglioreranno la Tua Produttività e Ti Impediranno di Sprecare Tempo Prezioso

Indice

10 Consigli per la Gestione del Tempo per Web Designer

C’è una grande varietà di cose che possono influenzare il tuo tempo, la tua concentrazione e la tua energia – e la tua strategia di gestione del tempo deve tenerne conto. Cominciamo.

1. Avere Sempre un Contratto Firmato e un SOW

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Non importa quanto chiaramente spieghi i termini del lavoro, fornisci una timeline, spieghi quali sono i risultati del sito web o ricordi al cliente quante revisioni possono fare. Se non hai tutto scritto nero su bianco, cosa pensi che farà il tuo cliente una volta che il lavoro inizia?

O dovrai affrontare una valanga di chiamate ed e-mail che ti controllano o avrai un cliente che vorrà superare i limiti dell’accordo perché non c’è un accordo ufficiale. Entrambi questi risultati ti costringono a spostare l’attenzione su questioni diverse dai tuoi progetti.

Ma un contratto e una dichiarazione di lavoro (SOW) che il cliente ha firmato e ha in suo possesso ti aiuterà a gestire le aspettative e a ridurre le loro ansie sul progetto.

2. Usa un Tracker del Tempo

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Se sei mai stato curioso di sapere quanto tempo ci vuole realmente per creare un sito web, un tracker del tempo toglierà ogni dubbio. Ci sono diverse ragioni per cui dovresti interessarti a questo.

Guarda, puoi tranquillamente programmare i progetti e dare ai clienti le date di consegna se sai più o meno quanto ci vuole per completare ogni compito e fase.

E poi, se metti da parte il tempo effettivo che ci vuole per un compito invece di fare una stima a caso, non dovrai continuare a rimandare il lavoro di giorno in giorno. Se riesci a fare tutto quando l’hai programmato, non ti sentirai come se dovessi lavorare fino a tardi o nei weekend per cercare di recuperare sempre.

Inoltre, tenere traccia del tempo può aiutarti a capire i tuoi prezzi per il web design. Anche se dovresti far pagare in base al valore e non alle ore, vuoi comunque assicurarti di avere un margine abbastanza grande nei tuoi prezzi così da non andare in pari o, peggio ancora, perdere soldi sui tuoi lavori.

3. Crea il Tuo Programma Ideale

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Hai mai visto quelle storie online su come le persone di “successo” come Richard Branson e Tim Cook si svegliano quando è ancora buio e hai pensato, “Preferisco dormire piuttosto che avere successo”?

Il problema con questa logica che alzarsi presto equivale al successo è che non è proprio logica.

Ogni persona è diversa, il che significa che dovresti alzarti quando ti senti riposato, programmare le tue ore di lavoro quando sei al massimo della concentrazione, e lavorare solo il numero di ore che puoi gestire ragionevolmente.

Finché non impedisce la tua capacità di parlare con clienti o potenziali clienti in tempo reale, non c’è niente di male nel lavorare durante l’orario ideale per il tuo corpo e la tua mente. Solo non dimenticare di mettere in conto delle pause.

Questa è una parte importante della Tecnica del Pomodoro. Funziona così:

  • Imposta un timer per 25 minuti.
  • Avvia il timer e lavora su un singolo compito senza interrompere la concentrazione.
  • Quando il timer suona, fermati e fai una breve pausa.

Questo ciclo si ripeterà quattro volte. Alla fine di quel tempo, potrai fare una pausa più lunga. Poi ricomincia tutto da capo.

Mentre 25 minuti è come questa particolare tecnica suddivide il tempo, di nuovo, è importante trovare il tuo ritmo ideale e il numero di pause. Potresti scoprire che 25 minuti sono un tempo troppo breve per completare i tuoi compiti di web design e sarebbe meglio impostare il timer per 60 minuti. Finché non perdi la concentrazione, va bene così.

4. Programma Tutto nel Tuo Gestore di Attività

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Avere un piano definito all’inizio di ogni giorno è un trucco utile per gestire il tuo tempo.

Tuttavia, invece di prendere la tua lista crescente di progetti e scegliere su cosa lavorare un giorno alla volta, programma i tuoi compiti in anticipo. Questo vale per il lavoro di progetto e per tutto il resto che accade durante la tua giornata lavorativa.

Ecco alcuni consigli per organizzare il tuo programma:

  • Stabilisci delle regole basate sul tuo programma ideale — i giorni della settimana in cui lavorerai e per quanto tempo ogni giorno.
  • Programma i tuoi compiti più difficili per l’inizio della giornata quando ti senti in forma e pronto ad affrontare una sfida. Questo si chiama mangiare la rana.
  • Metti i tuoi compiti amministrativi nel calendario e stabilisci un programma prevedibile per loro in modo che diventi un’abitudine affrontarli in un giorno e un’ora prestabiliti.
  • Riserva certi giorni e fasce orarie quando vuoi essere al telefono per fare chiamate esplorative con potenziali clienti o discutere le tappe del progetto con i clienti esistenti.
  • Aggiungi al tuo programma gli appuntamenti o le attività personali che si verificano durante la giornata lavorativa.

Se programmi tutto e allochi il tempo appropriato per ogni cosa, non perderai tempo a tornare indietro o a stressarti per qualcosa che hai dimenticato di fare.

5. Crea Template del Tuo Processo

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Andando oltre, sarebbe incredibilmente utile salvare template di processo nel tuo software di gestione delle attività.

In questo modo, nel momento in cui un nuovo progetto prende il via, tutto quello che devi fare è duplicare il template del processo, personalizzare le cose da fare in base al lavoro e iniziare a completare i compiti.

Questo torna utile in tutte le aree del tuo flusso di lavoro, dal trovare nuovi clienti di web design al farli entrare a bordo, così come dai compiti di web design alle attività post-lancio. Potresti anche creare dei modelli per il lavoro non legato ai progetti.

Uno dei più grandi vantaggi di questo è la familiarità. Più il tuo processo diventa strutturato e prevedibile, più è facile concentrarsi sull’aspetto creativo del tuo lavoro invece che sulla logistica della gestione dei compiti.

Un altro vantaggio di creare modelli per i tuoi flussi di lavoro è che ti permette di prendere processi più grandi e lunghi e suddividerli in compiti più piccoli e gestibili. Questo toglierà qualsiasi senso di sopraffazione o intimidazione dal tuo lavoro.

6. Automatizza il Più Possibile del Tuo Lavoro Amministrativo

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Se il tuo contatore di tempo ti dice che più del 50% della tua giornata lavorativa è dedicata al lavoro amministrativo, allora è ora di rivalutare quello che stai facendo.

Ora, hai due opzioni. Puoi esternalizzare queste necessarie attività di gestione aziendale a un assistente e altri fornitori di servizi professionali oppure puoi automatizzarle con il software. Se la tua attività è relativamente piccola e stai cercando di risparmiare soldi, inizia con l’automazione.

Ci sono tonnellate di strumenti disponibili – molti di loro gratuitamente – che ti aiuteranno ad automatizzare compiti noiosi, fastidiosi e spesso dispendiosi in termini di tempo relativi a:

  • Contabilità e gestione delle tasse
  • Programmazione di incontri
  • Valutazione dei potenziali clienti
  • Creazione di contratti
  • Fatturazione
  • Comunicazione con i clienti e follow-up
  • Marketing sui social media
  • E altro ancora

Non sarai mai libero al 100% dalla gestione della tua attività, ma puoi renderla molto meno dispendiosa in termini di tempo con processi automatizzati.

7. Crea una Cassetta degli Attrezzi che Puoi Usare da Lavoro a Lavoro

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Che tu sia un web designer o uno sviluppatore web, probabilmente hai un set di strumenti che usi per ogni lavoro.

Se sei un designer, questa cassetta degli attrezzi potrebbe includere:

  • Uno strumento per il wireframing
  • Sketch o Photoshop
  • Alcuni temi WordPress flessibili e potenti che funzionano bene per la tua base di clienti
  • Una collezione di plugin WordPress essenziali per il sito web di ogni cliente
  • Uno strumento di test cross-browser

Se sei uno sviluppatore, la tua cassetta degli attrezzi potrebbe includere:

  • Framework e librerie
  • Un IDE
  • Un ambiente di staging
  • Github
  • Strumenti di test del browser

Costruendo una cassetta degli attrezzi che puoi usare per ogni lavoro, puoi lavorare più velocemente e produrre risultati migliori poiché non perdi tempo cercando strumenti da usare. Invece, puoi fare ciò che ami e semplicemente creare.

8. Minimizza le Interruzioni e le Distrazioni

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La persona media trascorre 7 ore online ogni giorno. Sfortunatamente, Internet e la pletora di dispositivi con cui lavori sono sempre pronti a lanciarti una distrazione o a metterti un ostacolo sulla strada durante quel tempo.

A seconda di da dove provengono le tue distrazioni, ci sono diversi modi per affrontare questo problema.

La prima cosa è usare le impostazioni del tempo di utilizzo dei tuoi dispositivi per impostare limiti specifici per app e comunicazioni. In questo modo, riceverai nuove email, messaggi di testo o chiamate o vedrai notifiche push solo nei momenti che hai designato (cioè quando non sei impegnato a lavorare).

Puoi anche usare strumenti più robusti per bloccare le distrazioni per la tua casella di posta, i social media e le app.

Non dimenticare le distrazioni domestiche. Se hai altre persone intorno a te, fai loro sapere che una porta chiusa o un altro segnale significa che sei nel flusso e non puoi essere interrotto.

9. Crea un Canale di Contatto Dedicato

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Anche se puoi minimizzare la frequenza o l’urgenza con cui i clienti ti contattano definendo chiaramente tutto in un contratto e in una dichiarazione di lavoro, ci saranno momenti in cui avranno bisogno di mettersi in contatto nel corso di un progetto.

Sapendo che sarà così, imposta un unico canale di contatto che possono usare.

Come per gli altri suggerimenti per la gestione del tempo in questa lista, dedicati del tempo per controllare quel canale una volta al giorno. Se programmi 30 minuti alla fine della tua giornata lavorativa, potresti facilmente rimanere al passo con questi messaggi e rispondere a tutti in modo tempestivo.

Non dimenticare di essere proattivo riguardo a queste comunicazioni. Programmando dei check-in con i tuoi clienti in diverse fasi del progetto, probabilmente non avrai così tanti messaggi da gestire quotidianamente.

10. Impara a dire di no senza problemi

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Questa è sempre una tecnica di gestione del tempo difficile da padroneggiare. Come creatore, vorresti poter dire ‘Sì!’ a ogni potenziale cliente e cliente.

La realtà, però, è che stai facendo loro un disservizio dicendo ‘sì’ se non hai la capacità di gestire ciò che ti stanno chiedendo.

Potrebbe essere il caso se si tratta di un progetto o una richiesta:

  • Per un cliente che sai che sarà impegnativo da gestire
  • Che va oltre le tue attuali capacità o fuori dal tuo campo
  • Che supera l’ambito del lavoro e per cui non verrai pagato extra
  • Che dovresti fare oltre al tuo carico di lavoro normale
  • In cui non sei interessato ma ti senti in colpa a non poterli aiutare

In sostanza: Se ti viene presentata un’opportunità da un potenziale cliente, un cliente attuale o uno precedente, esamina attentamente cosa comporta il progetto e sii realistico sulla tua capacità di assumerlo.

Se c’è una qualche forma di negoziazione coinvolta – cioè perdi soldi, il tuo tempo libero o la tua sanità mentale – di’ semplicemente ‘no’. E se non vogliono accettare un ‘no’ come risposta, allora sai che hai fatto la cosa giusta.

I clienti che vogliono che tu faccia un buon lavoro per loro capiscono l’importanza della gestione del tempo e della produttività e non vorrebbero comprometterla.

Inizia a lavorare in modo efficiente

Non hai avviato un’attività di web design per essere appesantito dall’amministrazione e dalla gestione della tua attività, dei progetti e dei clienti. L’hai fatto per poter creare siti web fantastici per le persone che ne hanno bisogno.

Con questi consigli sulla gestione del tempo e trucchi di produttività, ti libererai da parte di quel peso, ottimizzando il più possibile il resto. Se sei pronto a mettere in pratica queste strategie, la nostra lista dei 9 migliori consigli per la gestione del tempo per i web designer è la tua prossima tappa.

Originally posted 2021-05-04 08:26:01.