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Nuestro tiempo es valioso. Es el único recurso del que no podemos obtener más. Podríamos iniciar un debate filosófico sobre esta cuestión, explorando los pormenores de esta afirmación, pero nos centraremos en el aspecto profesional del tiempo. Más específicamente, cuán valioso es el tiempo cuando lo dedicamos al trabajo.
Se nos remunera por nuestro trabajo — por las horas que invertimos en distintos proyectos. Cada minuto desperdiciado podría haberse empleado en generar más ingresos. Es por ello que la gestión del tiempo es sumamente importante.
No obstante, al abordar el tema de las herramientas de gestión del tiempo, existe una tendencia a centrarse principalmente en herramientas de seguimiento del tiempo y gestión de tareas. Ciertamente constituyen una parte importante, pero también existen otras herramientas que pueden ayudarle a hacer un uso más eficiente de su tiempo. Herramientas que abarcan cuestiones como la comunicación con los clientes, eliminadores de distracciones, entre otras.
Las siguientes 10 recomendaciones le ayudarán a abordar todas aquellas áreas donde los profesionales, y en particular los diseñadores web, pierden una cantidad considerable de tiempo.
Tabla de Contenidos
10 Mejores Herramientas de Gestión del Tiempo para Diseñadores Web
Con una buena gestión del tiempo, obtendrá una amplia gama de beneficios:
- Dedicará más tiempo al trabajo para clientes en lugar de tareas administrativas no facturables.
- Pondrá fin a las largas jornadas laborales o fines de semana dedicados a ponerse al día.
- Logrará hacer más y en un tiempo considerablemente menor del que podía antes.
- Dejará de abordar las cosas día a día y comenzará a trabajar con una mentalidad a largo plazo.
- Optimizará su flujo de trabajo y gestionará proyectos simultáneos con mayor facilidad.
- Tendrá más confianza al aceptar nuevos clientes, programar proyectos y cumplir con los plazos.
- Se sentirá menos estresado y, en consecuencia, mejorará su concentración y creatividad.
Dicho esto, una buena estrategia de productividad solo es útil si se dispone de las herramientas adecuadas para implementarla y gestionarla. Así pues, examinemos las aplicaciones que va a necesitar:
1. Freedom
No importa si usted es un diseñador web o un desarrollador web. Al trabajar en línea todo el día, está expuesto a distracciones en todas partes — correo electrónico, redes sociales, sitios de noticias, aplicaciones móviles y más.
Freedom le proporciona la capacidad de decidir cuándo tiene libertad para navegar por la web, qué sitios web o aplicaciones están prohibidos, y en qué dispositivos restringir su acceso. A diferencia de otras aplicaciones bloqueadoras de distracciones, esta funciona en todos los dispositivos principales.
Una posible desventaja es que requiere cierta configuración si se desea obtener buenos resultados de ella. Por ejemplo, Freedom tiene cuatro extensiones de navegador diferentes para instalar:
- Una pantalla verde calmante
- Un botón de pausa
- Un botón de límite de tiempo
- Un botón de información
También tiene un par de elementos que necesitan instalarse si se utiliza en el teléfono inteligente. Si bien viene con una lista predefinida de sitios web que distraen y límites de tiempo diarios, también deberá dedicar tiempo a crear su propia lista de distracciones para bloquear.
No obstante, una vez configurado, podría ser muy útil, y no solo para cuando esté trabajando. Por ejemplo, si desea limitar cuán tarde o temprano puede revisar su correo electrónico de trabajo o iniciar sesión en las redes sociales, puede establecer horas restringidas y hacerlas recurrentes.
Por supuesto, una herramienta tan buena no va a ser gratuita. Freedom cuesta $6.99 al mes en el plan mensual, $2.42 al mes en el plan anual, o una tarifa única de $129 para acceso de por vida.
2. Boomerang para Gmail
En lo que respecta al correo electrónico, es posible que necesite controles más refinados.
Por ejemplo, ¿qué hace para enviar un correo electrónico si su acceso a Gmail está completamente restringido? Con Freedom, puede «desactivar la pausa» de un sitio restringido, pero no querrá acostumbrarse a hacer eso.
En su lugar, puede utilizar Boomerang para Gmail. Es una extensión de navegador que añade algunas características únicas de gestión de correo electrónico a Gmail.
La característica principal de esta extensión es la pausa de la bandeja de entrada. Cualquier mensaje que llegue se mantiene en una cola. Solo cuando desactive la pausa de su bandeja de entrada verá todo lo que ha llegado.
Además, Boomerang le permite programar sus correos electrónicos para un momento posterior. También puede programar un correo electrónico para que regrese a su bandeja de entrada cuando esté realmente disponible para ocuparse de él o para que le envíe un recordatorio si no lo ha resuelto completamente.
El mayor inconveniente de esta herramienta es que solo funciona con Gmail.
Boomerang tiene un plan gratuito, pero su uso es limitado. Sería mejor actualizar al plan Personal por $4.99 al mes si es usuario de Gmail o al plan Pro por $14.99 al mes si utiliza G Suite.
3. Toggl Track
Los rastreadores de tiempo son herramientas útiles de gestión del tiempo, aunque quizás no por las razones que podría esperar.
Sí, un rastreador de tiempo como Toggl le ayuda a llevar un registro de cuántas horas trabaja y dónde va su tiempo. Pero digamos que rastrea su tiempo durante un mes. Obtendrá más que suficientes datos para ayudarle a determinar cuánto tiempo toman sus tareas más comunes.
Si sabe exactamente cuánto tiempo toma cada tarea de trabajo en trabajo, puede programar sus proyectos con mayor precisión y, lo que es más importante, cumplir con los plazos.
Además, puede hacer un mejor trabajo al asegurarse de cobrar la cantidad correcta de dinero por cada trabajo en el que trabaje.
El único inconveniente de usar Toggl Track es que las analíticas no están disponibles a menos que actualice a uno de los planes premium, que comienzan en $9 al mes.
4. ClickUp
Diseñado tanto para planificadores visuales como para líderes de pensamiento, ClickUp es una plataforma de gestión de proyectos que combina muchas vistas diferentes y controles personalizables para crear su flujo de trabajo perfecto. Puede ayudar a organizar proyectos tanto simples como complejos y gestionar su equipo.
ClickUp promete ayudarle a ahorrar un día a la semana, con creación intuitiva de tareas, flujo de trabajo jerárquico y funciones de anotación para dar y recibir comentarios directamente en imágenes y diseños. Además, con los permisos de invitado, puede invitar a clientes y contratistas directamente a su flujo de trabajo sin comprometer sus registros internos o comprar otra aplicación.
Si bien ClickUp puede reemplazar casi todas sus aplicaciones de trabajo, puede utilizar la vista Embed para incorporar aplicaciones de terceros si las necesita. Además, con más de 1000 integraciones, puede sincronizar todas sus aplicaciones con ClickUp para obtener conexiones sin problemas. Si busca automatizaciones que simplifiquen cada paso de su proceso de principio a fin, las encontrará aquí.
Existen cinco Planes diferentes entre los cuales elegir, incluyendo un plan Gratuito de por Vida que incorpora la mayoría de las funcionalidades esenciales de gestión de proyectos para diseñadores. No obstante, si requiere funcionalidades más avanzadas, tales como herramientas de generación de informes o incluso características de personalización de marca, puede optar por actualizar a un plan de pago, comenzando desde $5 mensuales.
ClickUp ofrece múltiples roles de usuario, lo que le permite incorporar usuarios invitados, miembros del equipo y administradores a su Espacio de Trabajo. Puede compartir y privatizar tareas con unos simples clics, y su equipo apreciará la libertad de delegar asignaciones y tareas para garantizar el cumplimiento de los plazos del proyecto.
Con tableros Kanban, formularios personalizados, sprints, capacidad de correo electrónico directamente desde la plataforma e incluso más funcionalidades clave, ClickUp es una poderosa plataforma de productividad que los diseñadores web deberían considerar.
5. Harvest
Harvest es otra opción de seguimiento de tiempo, pero cuenta con más funcionalidades que Toggl. Por ejemplo, usted puede:
- Conectar con su software de generación de propuestas/contratos y crear automáticamente facturas para los hitos de su proyecto.
- Integrarse con software de gestión de tareas y realizar un seguimiento de su tiempo sin necesidad de abandonar la aplicación.
- Generar facturas a partir de su tiempo registrado y enviarlas automáticamente a través de su software de procesamiento de pagos.
Si bien Harvest es una excelente herramienta para el seguimiento del tiempo y simplificará parte de su trabajo administrativo, es una herramienta de gestión del tiempo más adecuada para agencias de diseño. Por lo tanto, si actualmente cuenta con un equipo trabajando para usted o tiene la intención de contratar en el futuro, esta es la herramienta de seguimiento de tiempo a considerar.
El sistema de precios es sencillo. Son $12 mensuales por usuario.
6. AND.CO
A medida que encuentra clientes potenciales con quienes trabajar y dedica tiempo a conversar con ellos acerca de sus servicios de diseño web, eventualmente llegará a un punto en el que le soliciten una propuesta.
Esta es solo una de las múltiples herramientas que ahorran tiempo que AND.CO puede proporcionarle.
En esencia, AND.CO es un software de generación de propuestas y contratos. Además, simplifica considerablemente todo el proceso. Todo lo que necesita hacer es ingresar los detalles sobre quién es el cliente, cuáles son los términos del acuerdo, y firmarlo.
El software se encarga de preparar el resto de la documentación legal por usted. Así que, esa es solo una característica que ahorra tiempo.
AND.CO también incluye un temporizador integrado.
Si recuerda asociar su tiempo registrado a un contrato abierto, puede crear facturas para sus clientes sin esfuerzo. Esto, si está facturando por hora.
Incluso si no puede utilizar esa función de facturación, no hay problema. AND.CO puede generar facturas basadas en los pagos por hitos que usted estipule en sus contratos — esto incluye el depósito inicial así como el pago final tras la finalización de los entregables del sitio web.
De cualquier manera, le ayudará a recibir el pago por el trabajo que realiza.
AND.CO sí tiene un plan gratuito. Sin embargo, si actualiza y paga $18 mensuales, puede eliminar la marca AND.CO de sus contratos y también editarlos (en caso de que haya cláusulas adicionales que desee agregar).
7. Pomofocus.io
Este es un tipo diferente de temporizador de los que hemos visto en esta lista. Pomofocus es un temporizador diseñado específicamente para ayudar a los diseñadores web a utilizar La Técnica Pomodoro.
El temporizador funciona durante 25 minutos. Al finalizar, tomará un descanso de 5 minutos. Realizará tres intervalos de este tipo. En el cuarto, obtendrá un descanso más prolongado de 15 minutos.
Tenga en cuenta que su horario es suyo para crearlo.
Tradicionalmente, la Técnica Pomodoro utiliza 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Sin embargo, si considera que 25 minutos no son suficientes para realizar una cantidad sustancial de trabajo de diseño, puede modificar la configuración.
Esta herramienta es completamente gratuita, así que pruébela y verifique si ayuda a mejorar su concentración.
8. Float
Float es una herramienta de programación de proyectos, por lo que es ligeramente diferente al software de gestión de tareas.
Una diferencia importante es que le permite introducir tareas en su calendario con una cantidad específica de tiempo asignado a ellas. Con numerosas aplicaciones de gestión de tareas, lo único que se puede hacer es establecer una fecha de inicio y finalización, lo cual puede dificultar la programación de la cantidad adecuada de trabajo diario.
Con Float, sus tareas ocupan en su calendario tanto espacio como realmente ocuparán durante su jornada laboral, de modo que puede apilar tareas y distribuirlas a lo largo de varios días si es necesario.
Otra característica excelente es la configuración del horario.
Puede ocultar sus fines de semana, para no sentirse tentado a realizar trabajo «extra» durante ese tiempo. También puede establecer un límite en cuanto a la cantidad de horas que trabaja cada día. Si está intentando ser más enfocado y productivo durante el día, establecerse un límite de este tipo definitivamente le ayudará.
En cuanto a los aspectos negativos, Float no ofrecerá mucho en términos de gestión de clientes, procesos o documentación. Esto se trata estrictamente de elaborar su horario ideal y adherirse a él.
Si considera que necesita ayuda con esto y le agrada la forma en que le permite programar tareas, cuesta $6 al mes por usuario o $10 si desea agregar un cronómetro.
9. Trello
Es sumamente importante utilizar una herramienta de gestión de proyectos para garantizar que no se pasen por alto detalles y que se trabaje con mayor eficiencia al gestionar múltiples clientes y trabajos simultáneamente.
Ciertamente, existen numerosas opciones excelentes entre las cuales elegir. No obstante, Trello destaca por su flexibilidad. He aquí por qué esto es importante:
Considere el año 2020, por ejemplo, donde el 82% de los profesionales independientes afirmaron que la pandemia les obligó a cambiar su forma de trabajar. Si está utilizando una herramienta de gestión de proyectos que no permite que su negocio y procesos se adapten rápidamente, esto le retrasará.
Trello le permite trabajar de la manera que mejor se adapte a usted. Puede organizar su documentación y tareas con tarjetas. También puede crear tableros de plantillas (a partir de plantillas preestablecidas o las suyas propias) que le ahorran tiempo al iniciar nuevos trabajos o llevar a cabo procesos completos.
Con una suscripción premium, puede desbloquear los potenciadores de Trello y gestionar sus tareas desde diferentes vistas, como un calendario o una línea de tiempo.
Los potenciadores también le permiten integrarse con su otro software empresarial, como Google Drive, Dropbox y Slack. Además, los potenciadores le ayudan a automatizar sus tareas más comunes en Trello.
Dado que Trello forma parte del conjunto de productos de Atlassian, que incluye Jira y Confluence, obtendrá acceso a toda una suite de herramientas útiles para diseñadores web al registrarse.
Trello es gratuito de usar en su versión básica y hay mucho que se puede hacer con el plan gratuito. Sin embargo, si desea utilizarlo para optimizar su tiempo, la actualización de $5 al mes para Trello Gold o $10 al mes para Business Class vale la pena.
10. Zapier
Desde el momento en que inició su negocio de diseño web, probablemente estaba pensando en todo el software que necesitaría para administrar su negocio.
Es probable que su lista de herramientas haya crecido considerablemente desde entonces. Es por eso que quizás ni siquiera esté pensando en su software empresarial cuando se trata de su estrategia de gestión del tiempo. Está tan acostumbrado a utilizarlos como soluciones independientes para contabilidad, programación de citas u otras tareas administrativas rutinarias.
Sin embargo, apuesto a que la mayoría de esas herramientas tienen una lista de integraciones y también apuesto a que Zapier está en la mayoría de esas listas.
Esto se debe a que Zapier puede ayudarle a conectar procesos entre sus herramientas más comúnmente utilizadas. Por ejemplo, si observa el siguiente panel de control de Zapier, verá que tiene «Zaps» (flujos de trabajo conectados) preestablecidos entre mis aplicaciones más utilizadas:
Si no puede encontrar un flujo de trabajo predefinido, cree el suyo propio. Por ejemplo, aquí tiene una manera en la que podría conectar su temporizador de Toggl con su software de contabilidad:
Hay muchas posibilidades aquí, así que vaya paso a paso. Haga una lista de sus tareas administrativas que consumen más tiempo y las herramientas que utiliza para realizarlas (si es que utiliza alguna). Luego, comience a explorar Zapier para ver qué puede hacer para automatizar esos flujos de trabajo que consumen tanto tiempo.
Zapier es gratuito para usar hasta 5 Zaps y 50,000 tareas. Cualquier cosa más allá de eso requerirá una actualización. Los planes mensuales comienzan en $19.99.
Ahorre tiempo y dinero con una herramienta de gestión del tiempo adecuada
Como puede observar, existen numerosas herramientas de gestión del tiempo para diseñadores web, incluso si no han sido diseñadas específicamente para la tarea de seguimiento del tiempo.
Muchas de estas le ayudarán a concentrarse en su trabajo, evitando acciones y distracciones innecesarias que consumen tiempo.
Ahora que ha comenzado a pensar de manera más creativa sobre cómo volverse más productivo, es momento de convertirlo en su realidad.
Originally posted 2021-03-17 12:38:32.
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