Los diseñadores web a menudo trabajan en múltiples proyectos simultáneamente. Se enfrentan a numerosos desafíos como la gestión de múltiples sitios web, el manejo de clientes difíciles, la búsqueda de nuevos clientes, la fijación correcta de precios para su trabajo y mantenerse al día con las tendencias de la industria. Además de todo esto, también intentan mantener una vida personal feliz y saludable.

Esto plantea un problema cuando se trata de priorizar tareas y cumplir con los plazos, y según un estudio, la gestión del tiempo es un problema común entre los diseñadores web.

Para ayudarle a encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal, y para asegurarse de que cumple con los plazos, le mostraremos 10 consejos efectivos de gestión del tiempo.

Estas Herramientas Mejorarán Su Productividad y Evitarán Que Desperdicie Tiempo Valioso

Tabla de Contenidos

10 Consejos de Gestión del Tiempo para Diseñadores Web

Existe una amplia variedad de factores que pueden impactar su tiempo, enfoque y energía, y su estrategia de gestión del tiempo debe tener en cuenta cada uno de ellos. Comencemos.

1. Siempre Tenga un Contrato Firmado y una Declaración de Trabajo

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No importa cuán claramente especifique los términos del trabajo, proporcione un cronograma, explique cuáles son los entregables del sitio web o recuerde al cliente cuántas revisiones obtienen. Si no tiene todo por escrito, ¿qué cree que hará su cliente una vez que el trabajo comience?

O bien lidiará con una avalancha de llamadas y correos electrónicos para verificar su progreso, o tendrá un cliente que querrá llevar al límite el acuerdo porque no existe un acuerdo oficial. Ambos resultados requieren que usted redirija su atención a asuntos distintos de sus proyectos.

Pero un contrato y una declaración de trabajo (SOW) que el cliente haya firmado y tenga en su posesión le ayudarán a gestionar las expectativas y reducir sus ansiedades sobre el proyecto.

2. Utilice un Rastreador de Tiempo

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Si alguna vez ha sentido curiosidad sobre cuánto tiempo le lleva realmente construir un sitio web, un rastreador de tiempo eliminará las conjeturas. Hay varias razones por las que debería preocuparse por esto.

Por un lado, puede programar proyectos con confianza y proporcionar a los clientes fechas de entrega si sabe aproximadamente cuánto tiempo lleva completar cada tarea y fase.

En segundo lugar, al asignar tiempo para la duración real de una tarea en lugar de una estimación, no tendrá que trasladar trabajo de un día a otro. Si puede completar todo cuando lo ha programado, no sentirá que tiene que trabajar hasta tarde o los fines de semana para intentar ponerse al día constantemente.

Además, el seguimiento del tiempo puede ayudarle a determinar sus precios de diseño web. Si bien debe cobrar basándose en el valor y no en las horas, aún así debe asegurarse de tener un margen de beneficio suficientemente amplio incorporado en sus precios para no solo cubrir gastos o, peor aún, perder dinero en sus trabajos.

3. Cree Su Horario Ideal

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¿Alguna vez ha visto historias en línea sobre cómo personas «exitosas» como Richard Branson y Tim Cook se despiertan cuando aún está oscuro y ha pensado: «Preferiría dormir más que ser exitoso»?

El problema con esta lógica de que levantarse temprano equivale al éxito es que realmente no es lógica.

Cada persona es diferente, lo que significa que debe levantarse cuando se sienta descansado, programar sus horas de trabajo cuando esté en modo de máxima concentración y trabajar solo el número de horas que pueda manejar razonablemente.

Siempre y cuando no impida su capacidad de hablar con clientes o prospectos en tiempo real, no hay nada malo en trabajar durante el horario ideal para su cuerpo y mente. Solo no olvide incluir descansos.

Esto es una gran parte de La Técnica Pomodoro. Funciona así:

  • Configure un temporizador para 25 minutos.
  • Inicie el temporizador y trabaje en una sola tarea sin romper su concentración.
  • Cuando suene el temporizador, deténgase y tome un breve descanso.

Este ciclo se repetirá cuatro veces. Al final de ese tiempo, podrá tomar un descanso más largo. Luego comenzará todo de nuevo.

Si bien 25 minutos es cómo esta técnica particular divide el tiempo, nuevamente, es importante encontrar su ritmo ideal y número de descansos. Puede que encuentre que 25 minutos es un tiempo demasiado corto para completar sus tareas de sitio web y sería mejor configurar el temporizador para 60 minutos. Mientras no pierda la concentración, está bien.

4. Programe Todo en Su Gestor de Tareas

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Tener un plan establecido al comenzar cada día es un truco útil para gestionar su tiempo.

Sin embargo, en lugar de tomar su creciente lista de proyectos y elegir en qué trabajará un día a la vez, programe sus tareas con anticipación. Esto aplica tanto para el trabajo del proyecto como para todo lo demás que ocurre durante su jornada laboral.

Aquí hay algunos consejos para diseñar su horario:

  • Establezca reglas basadas en su horario ideal: los días de la semana que trabajará, así como cuánto tiempo cada día.
  • Programe sus tareas más difíciles para el principio del día cuando se sienta agudo y listo para enfrentar un desafío. Esto se llama comer la rana.
  • Incluya sus tareas administrativas del negocio en el calendario y establezca un horario predecible para ellas, de modo que se convierta en un hábito abordarlas en un día y hora establecidos.
  • Reserve ciertos días y franjas horarias cuando desee estar al teléfono realizando llamadas de descubrimiento con prospectos o discutiendo hitos del proyecto con clientes existentes.
  • Agregue citas personales o actividades a su horario que ocurran durante la jornada laboral.

Si programa todo y asigna el tiempo apropiado para todo ello, no perderá tiempo retrocediendo o estresándose por algo que olvidó hacer.

5. Plantille Su Proceso

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Llevando esto un paso más allá, sería increíblemente beneficioso guardar plantillas de proceso en su software de gestión de tareas.

De esa manera, en el momento en que se inicia un nuevo proyecto, todo lo que necesita hacer es duplicar la plantilla del proceso, personalizar las tareas basándose en el trabajo y comenzar a completarlas.

Esto resulta útil para todas las áreas de su flujo de trabajo, desde encontrar nuevos clientes de diseño web hasta incorporarlos, así como tareas de diseño web para actividades posteriores al lanzamiento. También podría crear plantillas para trabajo no relacionado con proyectos.

Uno de los mayores beneficios de esto es el aspecto de la familiaridad. Cuanto más estructurado y predecible se torne su proceso, más sencillo resultará concentrarse en el aspecto creativo de su labor en lugar de en la logística de la gestión de tareas.

Otro beneficio de sistematizar sus flujos de trabajo es que le permite fragmentar procesos más extensos y prolongados en tareas más pequeñas y manejables. Esto eliminará cualquier sensación de abrumación o intimidación de su trabajo.

6. Automatice la Mayor Parte Posible de su Trabajo Administrativo

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Si su cronómetro indica que más del 50% de su jornada laboral está dedicada a tareas administrativas, es momento de reevaluar sus actividades.

Ahora, dispone de dos opciones. Puede externalizar estas tareas necesarias de gestión empresarial a un asistente y otros proveedores de servicios profesionales, o puede automatizarlas mediante software. Si su negocio es relativamente pequeño y está intentando economizar, comience con la automatización.

Existen numerosas herramientas disponibles —muchas de ellas gratuitas— que le ayudarán a automatizar tareas tediosas, molestas y a menudo que consumen mucho tiempo relacionadas con:

  • Contabilidad y gestión fiscal
  • Programación de reuniones
  • Evaluación de prospectos
  • Creación de contratos
  • Facturación
  • Comunicación con clientes y seguimientos
  • Marketing en redes sociales
  • Y más

Nunca estará completamente exento de la gestión de su negocio, pero puede hacerla mucho menos demandante de tiempo con procesos automatizados.

7. Cree un Conjunto de Herramientas que Pueda Utilizar de Trabajo en Trabajo

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Ya sea que usted sea un diseñador web o un desarrollador web, probablemente disponga de un conjunto de herramientas que utiliza en cada trabajo.

Si usted es diseñador, este conjunto de herramientas podría incluir:

  • Una herramienta de wireframing
  • Sketch o Photoshop
  • Algunos temas de WordPress flexibles y potentes que funcionen adecuadamente para su base de clientes
  • Una colección de plugins de WordPress que son esenciales para el sitio web de cada cliente
  • Una herramienta de prueba entre navegadores

Si usted es desarrollador, su conjunto de herramientas podría incluir:

  • Frameworks y bibliotecas
  • Un IDE
  • Un entorno de staging
  • Github
  • Herramientas de prueba de navegadores

Al construir un conjunto de herramientas que pueda utilizar en cada trabajo, podrá trabajar más rápidamente y producir mejores resultados, ya que no invertirá tiempo buscando herramientas para usar. En su lugar, podrá hacer lo que ama y simplemente crear.

8. Minimice las Interrupciones y Distracciones

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La persona promedio pasa 7 horas en línea cada día. Desafortunadamente, Internet y la plétora de dispositivos con los que trabaja están esperando para lanzar una distracción o poner un obstáculo en su camino durante ese tiempo.

Dependiendo de de dónde provengan sus distracciones, hay varias formas de abordar esto.

Lo primero es utilizar la configuración de tiempo de pantalla de sus dispositivos para establecer límites específicos de aplicaciones y comunicaciones. De esta manera, solo recibirá nuevos correos electrónicos, mensajes de texto o llamadas, o verá notificaciones push en los momentos que haya designado (es decir, cuando no esté ocupado trabajando).

También puede utilizar herramientas más potentes de bloqueo de distracciones para su bandeja de entrada de correo electrónico, redes sociales y aplicaciones.

No olvide las distracciones domésticas. Si tiene otras personas a su alrededor, hágales saber que una puerta cerrada u otra señal significa que está concentrado y no puede ser interrumpido.

9. Cree un Canal de Contacto Dedicado

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Si bien puede minimizar la frecuencia o urgencia con la que los clientes se comunican con usted estableciendo todo claramente en un contrato y una declaración de trabajo (SOW), habrá momentos en los que necesitarán ponerse en contacto durante el transcurso de un proyecto.

Sabiendo que ese será el caso, establezca un único canal de contacto que puedan utilizar.

Al igual que con los otros consejos de gestión del tiempo en esta lista, dedique tiempo a revisar ese canal una vez al día. Si programa 30 minutos al final de su jornada laboral, podría fácilmente mantenerse al día con estos mensajes y responderlos todos de manera oportuna.

No olvide ser proactivo con estas comunicaciones. Al programar seguimientos con sus clientes en diferentes hitos a lo largo del proyecto, probablemente habrá menos mensajes que manejar diariamente.

10. Adquiera comodidad al decir «No»

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Esta es siempre una técnica de gestión del tiempo difícil de dominar. Como creador, usted desea poder decir «¡Sí!» a cada posible cliente y cliente.

La realidad, sin embargo, es que realmente solo les está haciendo un flaco favor al decir «sí» si no tiene la capacidad para asumir lo que están solicitando.

Ese podría ser el caso si se trata de un proyecto o solicitud:

  • Para un cliente que usted sabe que consumirá mucho tiempo en gestionar
  • Que está más allá de sus capacidades actuales o fuera de su ámbito de competencia
  • Que excede el alcance del trabajo y no recibirá remuneración adicional por ello
  • Que tendría que realizar además de su carga de trabajo habitual
  • En el que no tiene interés pero se siente mal por no poder ayudarles

En resumen: Si se le presenta una oportunidad por parte de un posible cliente, cliente actual o anterior, examine detenidamente lo que implica el proyecto y sea realista sobre su capacidad para asumirlo.

Si hay algún tipo de negociación implicada —es decir, usted pierde dinero, su tiempo libre o su cordura— simplemente diga «no». Y si no están dispuestos a aceptar un «no» por respuesta, entonces sabrá que hizo lo correcto.

Los clientes que desean que usted realice un buen trabajo para ellos comprenden la importancia de la gestión del tiempo y la productividad y no querrían comprometerla.

Comience a trabajar de manera eficiente en cuanto al tiempo

Usted no inició un negocio de diseño web para verse agobiado por la administración y gestión de su negocio, proyectos y clientes. Lo hizo para poder crear sitios web extraordinarios para las personas que los necesitan.

Con estos consejos de gestión del tiempo y trucos de productividad, se liberará de parte de esa carga, mientras optimiza tanto del resto como sea posible. Si está listo para poner en práctica estas estrategias, nuestra lista de los 9 mejores consejos de gestión del tiempo para diseñadores web es su próxima parada.

Originally posted 2021-05-04 08:26:01.