Webdesigner arbeiten häufig simultan an mehreren Projekten. Sie stehen vor zahlreichen Herausforderungen wie der Verwaltung mehrerer Websites, dem Management schwieriger Kunden, der Akquise neuer Kunden, der korrekten Preisgestaltung ihrer Arbeit und dem Schritt-Halten mit Branchentrends. Zusätzlich zu all dem bemühen sie sich auch, ein zufriedenes und gesundes Privatleben aufrechtzuerhalten.

Dies stellt ein Problem dar, wenn es um die Priorisierung von Aufgaben und die Einhaltung von Fristen geht, und gemäß einer Studie ist Zeitmanagement ein häufiges Problem unter Webdesignern.

Um Ihnen dabei zu helfen, die richtige Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden und sicherzustellen, dass Sie Fristen einhalten, werden wir Ihnen 10 effektive Zeitmanagement-Tipps präsentieren.

Diese Werkzeuge werden Ihre Produktivität steigern und Sie davon abhalten, kostbare Zeit zu verschwenden

Inhaltsverzeichnis

10 Zeitmanagement-Tipps für Webdesigner

Es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die Ihre Zeit, Konzentration und Energie beeinflussen können – und Ihre Zeitmanagementstrategie muss jeden dieser Faktoren berücksichtigen. Lassen Sie uns beginnen.

1. Verfügen Sie stets über einen unterzeichneten Vertrag und eine Leistungsbeschreibung

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Es ist unerheblich, wie deutlich Sie die Bedingungen des Auftrags darlegen, einen Zeitplan bereitstellen, erläutern, was die Website-Liefergegenstände sind, oder den Kunden daran erinnern, wie viele Revisionen sie erhalten. Wenn Sie nicht alles schriftlich festgehalten haben, was glauben Sie, wird Ihr Kunde tun, sobald der Auftrag beginnt?

Sie werden entweder mit einer Flut von Anrufen und E-Mails konfrontiert sein, die sich nach Ihnen erkundigen, oder Sie werden einen Kunden haben, der die Grenzen der Vereinbarung ausloten möchte, weil es keine offizielle Vereinbarung gibt. Beide Ergebnisse erfordern, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit auf andere Angelegenheiten als Ihre Projekte richten.

Ein Vertrag und eine Leistungsbeschreibung (SOW), die der Kunde unterzeichnet hat und in seinem Besitz hat, werden Ihnen jedoch helfen, Erwartungen zu managen und deren Bedenken bezüglich des Projekts zu reduzieren.

2. Verwenden Sie einen Zeiterfassungsdienst

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Wenn Sie jemals neugierig waren, wie lange es tatsächlich dauert, eine Website zu erstellen, wird ein Zeiterfassungsdienst Ihnen die Spekulation ersparen. Es gibt mehrere Gründe, warum Sie sich dafür interessieren sollten.

Zum einen können Sie zuversichtlich Projekte planen und Kunden Liefertermine nennen, wenn Sie wissen, wie lange jede Aufgabe und Phase ungefähr zur Fertigstellung benötigt.

Zweitens, indem Sie die tatsächliche Dauer einer Aufgabe im Gegensatz zu einer Schätzung einplanen, werden Sie keine Arbeit von Tag zu Tag übertragen müssen. Wenn Sie alles erledigen können, wenn Sie es geplant haben, werden Sie nicht das Gefühl haben, spät oder an Wochenenden arbeiten zu müssen, um ständig aufzuholen.

Darüber hinaus kann Ihnen die Zeiterfassung dabei helfen, Ihre Web-Design-Preisgestaltung zu ermitteln. Obwohl Sie auf Basis des Wertes und nicht der Stunden berechnen sollten, möchten Sie dennoch sicherstellen, dass Sie eine ausreichend große Gewinnspanne in Ihre Preise eingebaut haben, damit Sie nicht nur die Kosten decken oder, schlimmer noch, bei Ihren Aufträgen Geld verlieren.

3. Erstellen Sie Ihren idealen Zeitplan

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Haben Sie jemals Geschichten im Internet über ‚erfolgreiche‘ Menschen wie Richard Branson und Tim Cook gesehen, die aufstehen, wenn es noch dunkel ist, und gedacht: ‚Ich würde lieber ausschlafen als erfolgreich sein‘?

Das Problem mit dieser Logik, dass frühes Aufstehen mit Erfolg gleichzusetzen ist, ist, dass sie nicht wirklich logisch ist.

Jeder Mensch ist anders, was bedeutet, dass Sie aufstehen sollten, wenn Sie sich ausgeruht fühlen, Ihre Arbeitszeiten planen sollten, wenn Sie sich in Höchstform befinden, und nur so viele Stunden arbeiten sollten, wie Sie vernünftigerweise bewältigen können.

Solange es Ihre Fähigkeit, in Echtzeit mit Kunden oder potenziellen Kunden zu sprechen, nicht beeinträchtigt, ist es völlig in Ordnung, während des für Ihren Körper und Geist idealen Zeitplans zu arbeiten. Vergessen Sie jedoch nicht, Pausen einzuplanen.

Dies ist ein wichtiger Teil der Pomodoro-Technik. Es funktioniert folgendermaßen:

  • Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten.
  • Starten Sie den Timer und arbeiten Sie an einer einzigen Aufgabe, ohne Ihre Konzentration zu unterbrechen.
  • Wenn der Timer klingelt, halten Sie an und machen Sie eine kurze Pause.

Dieser Zyklus wird viermal wiederholt. Am Ende dieser Zeit können Sie eine längere Pause einlegen. Dann beginnt alles von vorn.

Während diese spezielle Technik die Zeit in 25-Minuten-Abschnitte einteilt, ist es erneut wichtig, Ihr ideales Tempo und die Anzahl der Pausen zu finden. Sie könnten feststellen, dass 25 Minuten eine zu kurze Zeit sind, um Ihre Website-Aufgaben zu erledigen, und es besser wäre, den Timer auf 60 Minuten einzustellen. Solange Sie nicht die Konzentration verlieren, ist das in Ordnung.

4. Planen Sie alles in Ihrem Aufgabenmanager

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Einen festgelegten Plan für jeden Tag zu haben, ist ein nützlicher Trick für das Zeitmanagement.

Anstatt jedoch Ihre wachsende Liste von Projekten zu nehmen und Tag für Tag auszuwählen, woran Sie arbeiten werden, planen Sie Ihre Aufgaben im Voraus. Dies gilt sowohl für Projektarbeit als auch für alles andere, was während Ihres Arbeitstages stattfindet.

Hier sind einige Tipps für die Gestaltung Ihres Zeitplans:

  • Legen Sie Regeln basierend auf Ihrem idealen Zeitplan fest – die Wochentage, an denen Sie arbeiten werden, sowie die Dauer an jedem Tag.
  • Planen Sie Ihre schwierigsten Aufgaben zuerst am Tag ein, wenn Sie sich noch frisch fühlen und bereit sind, eine Herausforderung anzugehen. Dies wird als ‚den Frosch essen‘ bezeichnet.
  • Fügen Sie Ihre administrativen Geschäftsaufgaben in den Kalender ein und legen Sie einen vorhersehbaren Zeitplan dafür fest, sodass es zur Gewohnheit wird, sie an einem festgelegten Tag und zu einer festgelegten Zeit zu erledigen.
  • Reservieren Sie bestimmte Tage und Zeitfenster, in denen Sie telefonisch Erstgespräche mit potenziellen Kunden führen oder Projektmeilensteine mit bestehenden Kunden besprechen möchten.
  • Fügen Sie persönliche Termine oder Aktivitäten zu Ihrem Zeitplan hinzu, die während des Arbeitstages stattfinden.

Wenn Sie alles einplanen und die angemessene Zeit dafür einräumen, werden Sie keine Zeit damit verlieren, zurückzugehen oder gestresst zu sein über etwas, das Sie vergessen haben zu tun.

5. Standardisieren Sie Ihren Prozess

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Um dies einen Schritt weiter zu führen, wäre es äußerst vorteilhaft, Prozess-Vorlagen in Ihrer Aufgabenverwaltungssoftware zu speichern.

Auf diese Weise müssen Sie, sobald ein neues Projekt beginnt, lediglich die Prozessvorlage duplizieren, die Aufgaben basierend auf dem Auftrag anpassen und mit der Erledigung der Aufgaben beginnen.

Dies ist für alle Bereiche Ihres Workflows nützlich, vom Gewinnen neuer Webdesign-Kunden über deren Onboarding bis hin zu Webdesign-Aufgaben und Aktivitäten nach dem Launch. Sie könnten auch Vorlagen für nicht projektbezogene Arbeiten erstellen.

Einer der größten Vorteile hiervon ist der Vertrautheitsaspekt. Je strukturierter und vorhersehbarer Ihr Prozess wird, desto einfacher ist es, sich auf den kreativen Aspekt Ihrer Arbeit zu konzentrieren, anstatt auf die Logistik der Aufgabenverwaltung.

Ein weiterer Vorteil der Templatisierung Ihrer Arbeitsabläufe besteht darin, dass Sie größere und längere Prozesse in kleinere, besser handhabbare Aufgaben unterteilen können. Dies wird jegliche Überwältigung oder Einschüchterung aus Ihrer Arbeit nehmen.

6. Automatisieren Sie so viel Ihrer Verwaltungsarbeit wie möglich

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Wenn Ihr Zeiterfassungssystem Ihnen anzeigt, dass mehr als 50% Ihres Arbeitstages der Verwaltungsarbeit gewidmet sind, ist es an der Zeit, Ihre Tätigkeiten zu überdenken.

Nun haben Sie zwei Optionen. Sie können diese notwendigen Geschäftsführungsaufgaben an einen Assistenten und andere professionelle Dienstleister auslagern oder Sie können sie mit Software automatisieren. Wenn Ihr Unternehmen relativ klein ist und Sie versuchen, Geld zu sparen, beginnen Sie mit der Automatisierung.

Es gibt zahlreiche verfügbare Tools – viele davon kostenlos – die Ihnen helfen werden, langweilige, lästige und oft zeitaufwändige Aufgaben in Bezug auf folgende Bereiche zu automatisieren:

  • Buchhaltung und Steuerverwaltung
  • Terminplanung
  • Überprüfung von Interessenten
  • Vertragserstellung
  • Rechnungsstellung
  • Kundenkommunikation und Nachfassaktionen
  • Social-Media-Marketing
  • Und mehr

Sie werden nie zu 100% von der Verwaltung Ihres Unternehmens befreit sein, aber Sie können sie mit automatisierten Prozessen wesentlich weniger zeitaufwendig gestalten.

7. Erstellen Sie einen Werkzeugkasten, den Sie von Auftrag zu Auftrag verwenden können

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Ob Sie ein Webdesigner oder ein Webentwickler sind, Sie haben wahrscheinlich eine Reihe von Werkzeugen, die Sie bei jedem Auftrag verwenden.

Wenn Sie ein Designer sind, könnte dieser Werkzeugkasten Folgendes beinhalten:

  • Ein Wireframing-Tool
  • Sketch oder Photoshop
  • Einige flexible und leistungsstarke WordPress-Themes, die gut für Ihre Kundenbasis funktionieren
  • Eine Sammlung von WordPress-Plugins, die für jede Kundenwebsite unerlässlich sind
  • Ein Cross-Browser-Testtool

Wenn Sie ein Entwickler sind, könnte Ihr Werkzeugkasten Folgendes beinhalten:

  • Frameworks und Bibliotheken
  • Eine IDE
  • Eine Staging-Umgebung
  • Github
  • Browser-Testtools

Indem Sie einen Werkzeugkasten erstellen, den Sie bei jedem Auftrag verwenden können, können Sie schneller arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen, da Sie keine Zeit damit verbringen müssen, nach zu verwendenden Werkzeugen zu suchen. Stattdessen können Sie das tun, was Sie lieben, und einfach kreativ sein.

8. Minimieren Sie Unterbrechungen und Ablenkungen

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Die durchschnittliche Person verbringt täglich 7 Stunden online. Leider warten das Internet und die Vielzahl von Geräten, mit denen Sie arbeiten, nur darauf, Ihnen während dieser Zeit eine Ablenkung zu präsentieren oder ein Hindernis in den Weg zu legen.

Abhängig davon, woher Ihre Ablenkungen kommen, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, damit umzugehen.

Das Erste ist, die Bildschirmzeiteinstellungen Ihrer Geräte zu nutzen, um spezifische App- und Kommunikationsbeschränkungen festzulegen. Auf diese Weise erhalten Sie neue E-Mails, Textnachrichten oder Anrufe oder sehen Push-Benachrichtigungen nur zu den von Ihnen festgelegten Zeiten (d.h. wenn Sie nicht beschäftigt arbeiten).

Sie können auch stärkere Ablenkungsblocker-Tools für Ihren email-Posteingang, Social Media und Apps verwenden.

Vergessen Sie nicht die Ablenkungen im Haushalt. Wenn andere Personen in Ihrer Umgebung sind, lassen Sie sie wissen, dass eine geschlossene Tür oder ein anderes Signal bedeutet, dass Sie im Flow sind und nicht gestört werden können.

9. Erstellen Sie einen dedizierten Kontaktkanal

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Auch wenn Sie durch klare Darlegung aller Details in einem Vertrag und einer Leistungsbeschreibung minimieren können, wie häufig oder dringend Kunden sich an Sie wenden, wird es im Laufe eines Projekts Zeiten geben, in denen sie Kontakt aufnehmen müssen.

In dem Wissen, dass dies der Fall sein wird, richten Sie einen einzigen Kontaktkanal ein, den sie nutzen können.

Wie bei den anderen Zeitmanagement-Tipps in dieser Liste, nehmen Sie sich Zeit, um einmal täglich diesen Kanal zu überprüfen. Wenn Sie 30 Minuten am Ende Ihres Arbeitstages einplanen, könnten Sie diese Nachrichten leicht im Auge behalten und sie alle zeitnah beantworten.

Vergessen Sie nicht, bei diesen Kommunikationen proaktiv zu sein. Indem Sie Check-ins mit Ihren Kunden zu verschiedenen Meilensteinen während des Projekts planen, wird es wahrscheinlich nicht so viele Nachrichten geben, die täglich bearbeitet werden müssen.

10. Gewöhnen Sie sich daran, 'Nein' zu sagen

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Dies ist stets eine schwierige Zeitmanagement-Technik, die es zu beherrschen gilt. Als Schaffender möchten Sie in der Lage sein, zu jedem potenziellen und bestehenden Kunden ‚Ja!‘ zu sagen.

Die Realität ist jedoch, dass Sie ihnen tatsächlich einen Bärendienst erweisen, wenn Sie ‚Ja‘ sagen, obwohl Sie nicht über die Kapazität verfügen, das Gewünschte zu übernehmen.

Dies könnte der Fall sein, wenn es sich um ein Projekt oder eine Anfrage handelt:

  • Von einem Kunden, von dem Sie wissen, dass er zeitaufwändig zu betreuen sein wird
  • Die Ihre derzeitigen Fähigkeiten übersteigt oder außerhalb Ihres Kompetenzbereichs liegt
  • Die den Arbeitsumfang überschreitet und für die Sie keine zusätzliche Vergütung erhalten würden
  • Die Sie zusätzlich zu Ihrer regulären Arbeitslast bewältigen müssten
  • An der Sie kein Interesse haben, sich aber schlecht fühlen, ihnen nicht helfen zu können

Fazit: Wenn Ihnen eine Gelegenheit von einem potenziellen Kunden, einem aktuellen Kunden oder einem ehemaligen Kunden präsentiert wird, betrachten Sie genau, was das Projekt beinhaltet, und seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre Fähigkeit, es zu übernehmen.

Wenn irgendeine Art von Verhandlung erforderlich ist – d.h. Sie verlieren Geld, Ihre Freizeit oder Ihren Verstand – sagen Sie einfach ‚Nein‘ dazu. Und wenn sie nicht bereit sind, ‚Nein‘ als Antwort zu akzeptieren, dann wissen Sie, dass Sie das Richtige getan haben.

Kunden, die möchten, dass Sie gute Arbeit für sie leisten, verstehen die Bedeutung von Zeitmanagement und Produktivität und würden diese nicht gefährden wollen.

Beginnen Sie, auf zeitsparende Weise zu arbeiten

Sie haben keine web design business gegründet, um von der Verwaltung und dem Management Ihres Unternehmens, Ihrer Projekte und Kunden belastet zu werden. Sie haben es getan, um großartige Websites für Menschen zu erstellen, die sie benötigen.

Mit diesen Zeitmanagement-Tipps und Produktivitäts-Hacks werden Sie sich von einigen dieser Belastungen befreien und gleichzeitig so viel wie möglich vom Rest optimieren. Wenn Sie bereit sind, diese Strategien umzusetzen, ist unsere Liste der 9 best time management tips for web designers Ihr nächster Anlaufpunkt.

Originally posted 2021-05-04 08:26:01.