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Unsere Zeit ist kostbar. Es ist die einzige Ressource, von der wir nicht mehr bekommen können. Wir könnten eine philosophische Debatte über dieses Thema beginnen und die Vor- und Nachteile dieser Aussage erforschen, aber wir werden uns auf den beruflichen Aspekt der Zeit konzentrieren. Genauer gesagt, wie wertvoll Zeit ist, wenn Sie sie für die Arbeit aufwenden.
Wir werden für unsere Arbeit bezahlt — für die Stunden, die wir in verschiedene Projekte investieren. Jede verschwendete Minute hätte für den Verdienst von mehr Geld genutzt werden können. Aus diesem Grund ist Zeitmanagement von großer Bedeutung.
Allerdings gibt es bei der Behandlung des Themas Zeitmanagement-Tools die Tendenz, sich hauptsächlich auf Zeiterfassungs- und Aufgabenverwaltungstools zu konzentrieren. Diese sind zweifellos ein wesentlicher Bestandteil davon, aber es gibt auch andere Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Tools, die Themen wie Kundenkommunikation, Ablenkungsvermeidung und andere abdecken.
Die folgenden 10 Empfehlungen werden Ihnen helfen, all jene Bereiche zu optimieren, in denen Fachleute und insbesondere Webdesigner viel Zeit verlieren.
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10 Beste Zeitmanagement-Tools für Webdesigner
Mit gutem Zeitmanagement werden Sie eine Vielzahl von Vorteilen erzielen:
- Verbringen Sie mehr Zeit mit Kundenarbeit anstatt mit nicht abrechenbaren Verwaltungsaufgaben.
- Beenden Sie das Arbeiten an langen Tagen oder an Wochenenden, um aufzuholen.
- Erledigen Sie mehr und tun Sie dies in viel kürzerer Zeit als zuvor.
- Hören Sie auf, von Tag zu Tag zu leben, und beginnen Sie, mit einer langfristigen Denkweise zu arbeiten.
- Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf und verwalten Sie gleichzeitige Projekte einfacher.
- Seien Sie selbstsicherer bei der Annahme neuer Kunden, der Planung von Projekten und der Einhaltung von Fristen.
- Fühlen Sie sich weniger gestresst und steigern Sie dadurch Fokus und Kreativität.
Dies vorausgeschickt, ist eine gute Produktivitätsstrategie nur dann nützlich, wenn Sie die richtigen Tools haben, um sie umzusetzen und zu verwalten. Lassen Sie uns also einen Blick auf die Anwendungen werfen, die Sie benötigen werden:
1. Freedom
Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Webdesigner oder ein Webentwickler sind. Indem Sie den ganzen Tag online arbeiten, sind Sie überall Ablenkungen ausgesetzt — email, soziale Medien, Nachrichtenseiten, mobile Apps und mehr.
Freedom gibt Ihnen die Möglichkeit zu entscheiden, wann Sie frei im Web surfen können, welche Websites oder Apps tabu sind und auf welchen Geräten Sie Ihren Zugriff einschränken möchten. Im Gegensatz zu einigen anderen Applikationen zur Ablenkungsblockierung funktioniert diese auf allen gängigen Endgeräten.
Ein potenzieller Nachteil besteht darin, dass eine gewisse Konfiguration erforderlich ist, um optimale Resultate zu erzielen. Beispielsweise verfügt Freedom über vier verschiedene Browser-Erweiterungen, die zu installieren sind:
- Ein beruhigender grüner Bildschirm
- Eine Pause-Schaltfläche
- Eine Zeitlimit-Schaltfläche
- Eine Einsicht-Schaltfläche
Zudem müssen bei Nutzung auf einem Smartphone einige zusätzliche Komponenten installiert werden. Obwohl es mit einer vorgefertigten Liste ablenkender Websites und täglichen Zeitlimits ausgestattet ist, ist es erforderlich, Zeit zu investieren, um eine eigene Liste zu blockierender Ablenkungen zu erstellen.
Sobald diese Konfiguration abgeschlossen ist, könnte es sich jedoch als äußerst nützlich erweisen – und zwar nicht nur während der Arbeitszeit. Beispielsweise können Sie, wenn Sie einschränken möchten, wie spät oder früh Sie Ihre berufliche email überprüfen oder sich in sozialen Medien anmelden können, beschränkte Zeiträume festlegen und diese wiederkehrend gestalten.
Selbstverständlich ist ein derart leistungsfähiges Instrument nicht kostenfrei nutzbar. Freedom kostet 6,99 Dollar pro Monat im monatlichen Tarif, 2,42 Dollar pro Monat im Jahrestarif oder eine einmalige Gebühr von 129 Dollar für unbegrenzten Zugang.
2. Boomerang für Gmail
In Bezug auf email könnten präzisere Steuerungsmöglichkeiten erforderlich sein.
Wie geht man beispielsweise vor, wenn eine email versandt werden muss, während der Zugriff auf Gmail vollständig eingeschränkt ist? Mit Freedom können Sie eine eingeschränkte Website ‚entpausieren‘, jedoch sollten Sie vermeiden, sich diese Vorgehensweise anzugewöhnen.
Stattdessen können Sie Boomerang für Gmail verwenden. Es handelt sich um eine Browser-Erweiterung, die Gmail um einige einzigartige email-Verwaltungsfunktionen erweitert.
Die Hauptfunktion dieser Erweiterung ist die Posteingangs-Pause. Sämtliche eingehenden Nachrichten werden in einer Warteschlange zurückgehalten. Erst wenn Sie Ihren Posteingang entpausieren, sehen Sie alles, was eingegangen ist.
Darüber hinaus ermöglicht Boomerang die Terminierung von E-Mails für einen späteren Zeitpunkt. Sie können auch eine email so terminieren, dass sie in Ihren Posteingang zurückkehrt, wenn Sie tatsächlich in der Lage sind, sich damit zu befassen, oder Sie können sich eine Erinnerung zusenden lassen, falls Sie sie nicht vollständig bearbeitet haben.
Der größte Nachteil dieses Instruments besteht darin, dass es ausschließlich für Gmail funktioniert.
Boomerang bietet zwar einen kostenlosen Tarif an, dieser ist jedoch in seiner Nutzung begrenzt. Es wäre ratsamer, auf den Personal-Tarif für 4,99 Dollar pro Monat aufzurüsten, wenn Sie Gmail-Nutzer sind, oder auf den Pro-Tarif für 14,99 Dollar pro Monat, wenn Sie G Suite verwenden.
3. Toggl Track
Zeiterfassungstools sind nützliche Instrumente des Zeitmanagements, wenn auch möglicherweise aus anderen Gründen als erwartet.
Gewiss, ein Zeiterfassungstool wie Toggl hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Arbeitsstunden zu behalten und nachzuvollziehen, wie Sie Ihre Zeit verwenden. Nehmen wir an, Sie erfassen Ihre Zeit über einen Monat hinweg. Sie erhalten mehr als genug Daten, um zu ermitteln, wie lange Ihre häufigsten Aufgaben in Anspruch nehmen.
Wenn Sie genau wissen, wie lange jede Aufgabe von Projekt zu Projekt dauert, können Sie Ihre Projekte präziser planen und, was noch wichtiger ist, Fristen einhalten.
Darüber hinaus können Sie den angemessenen Betrag für jedes bearbeitete Projekt in Rechnung stellen.
Der einzige Nachteil bei der Nutzung von Toggl Track besteht darin, dass die Analysen nur verfügbar sind, wenn Sie auf einen der Premium-Tarife upgraden, die bei 9 Dollar pro Monat beginnen.
4. ClickUp
Konzipiert für visuelle Planer und Vordenker gleichermaßen, ist ClickUp eine Projektmanagement-Plattform, die verschiedene Ansichten und anpassbare Steuerungsmöglichkeiten kombiniert, um Ihren perfekten Arbeitsablauf zu kreieren. Es kann sowohl bei der Organisation einfacher als auch komplexer Projekte unterstützen und Ihr Team managen.
ClickUp verspricht, Ihnen einen Tag pro Woche zu ersparen, mit intuitiver Aufgabenerstellung, hierarchischem Workflow und Annotationsfunktionen, um Feedback direkt auf Bildern und Designs zu geben und zu erhalten. Zusätzlich können Sie mit Gastberechtigungen Kunden und Auftragnehmer direkt in Ihren Arbeitsablauf einbinden, ohne Ihre internen Aufzeichnungen zu kompromittieren oder eine weitere Applikation erwerben zu müssen.
Während ClickUp nahezu all Ihre Arbeits-Applikationen ersetzen kann, können Sie die Embed-Ansicht nutzen, um Drittanbieter-Applikationen einzubinden, sollten Sie diese benötigen. Darüber hinaus können Sie mit über 1000 Integrationen all Ihre Applikationen mit ClickUp synchronisieren, um nahtlose Verbindungen herzustellen! Wenn Sie nach Automatisierungen suchen, die jeden Schritt Ihres Prozesses von Anfang bis Ende vereinfachen, werden Sie diese hier finden.
Es stehen fünf verschiedene Pläne zur Auswahl, einschließlich eines kostenlosen Plans, der die meisten wesentlichen Projektmanagementfunktionen für Designer umfasst. Falls Sie jedoch zusätzliche Premium-Funktionen benötigen, wie beispielsweise Berichterstattungstools oder sogar individuelles Branding, können Sie auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden, beginnend bei 5 Euro pro Monat.
ClickUp bietet mehrere Benutzerrollen, sodass Sie Gastbenutzer, Teammitglieder und Administratoren in Ihren Arbeitsbereich einladen können. Sie können Aufgaben mit wenigen einfachen Klicks teilen und privatisieren, und Ihr Team wird die Freiheit schätzen, Verantwortliche und Aufgaben zu delegieren, um sicherzustellen, dass Projektfristen eingehalten werden.
Mit Kanban-Boards, individuell erstellten Formularen, Sprints, email-Funktionalität direkt von der Plattform aus und noch mehr Schlüsselfunktionen ist ClickUp eine leistungsstarke Produktivitätsplattform, die Webdesigner in Betracht ziehen sollten.
5. Harvest
Harvest ist eine weitere Option zur Zeiterfassung, bietet jedoch mehr Funktionen als Toggl. Beispielsweise können Sie:
- Eine Verbindung zu Ihrer Angebots-/Vertragserstellungssoftware herstellen und automatisch Rechnungen für Ihre Projektmeilensteine erstellen.
- In Aufgabenverwaltungssoftware integrieren und Ihre Zeit erfassen, ohne die Anwendung verlassen zu müssen.
- Rechnungen aus Ihrer erfassten Zeit generieren und diese automatisch über Ihre Zahlungsabwicklungssoftware versenden.
Während Harvest ein hervorragendes Werkzeug zur Zeiterfassung ist und einige Ihrer administrativen Arbeiten vereinfacht, eignet es sich besser als Zeitmanagement-Tool für Designagenturen. Wenn Sie also derzeit ein Team beschäftigen oder in Zukunft Mitarbeiter einstellen möchten, ist dies das zu berücksichtigende Zeiterfassungstool.
Die Preisgestaltung ist unkompliziert. Es kostet 12 Euro pro Monat pro Benutzer.
6. AND.CO
Sobald Sie potenzielle Kunden finden, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und Zeit damit verbringen, mit ihnen über Ihre Webdesign-Dienstleistungen zu sprechen, werden Sie schließlich an einen Punkt gelangen, an dem sie nach einem Angebot fragen.
Dies ist nur eines der vielen zeitsparenden Tools, die AND.CO Ihnen zur Verfügung stellen kann.
Im Kern ist AND.CO eine Software zur Erstellung von Angeboten und Verträgen. Es vereinfacht den gesamten Prozess erheblich. Sie müssen lediglich Details darüber eingeben, wer der Kunde ist, wie die Vertragsbedingungen lauten und diese unterschreiben.
Die Software kümmert sich um die Erstellung der restlichen rechtlichen Dokumentation für Sie. Das ist also nur eine zeitsparende Funktion.
AND.CO verfügt auch über einen integrierten Timer.
Wenn Sie daran denken, Ihre erfasste Zeit einem offenen Vertrag zuzuordnen, können Sie mühelos Rechnungen für Ihre Kunden erstellen. Das gilt, wenn Sie auf Stundenbasis abrechnen.
Selbst wenn Sie diese Rechnungsfunktion nicht nutzen können, ist das in Ordnung. AND.CO kann Rechnungen basierend auf den Meilensteinzahlungen erstellen, die Sie in Ihren Verträgen festlegen – dies umfasst sowohl die Anzahlung als auch die Abschlusszahlung nach Fertigstellung der Website-Lieferungen.
In jedem Fall wird es Ihnen helfen, für Ihre geleistete Arbeit bezahlt zu werden.
AND.CO bietet einen kostenlosen Plan an. Wenn Sie jedoch upgraden und 18 Euro pro Monat bezahlen, können Sie das AND.CO-Branding aus Ihren Verträgen entfernen und diese auch bearbeiten (falls Sie zusätzliche Klauseln hinzufügen möchten).
7. Pomofocus.io
Dies ist eine andere Art von Timer als die, die wir bisher auf dieser Liste gesehen haben. Pomofocus ist ein Timer, der speziell entwickelt wurde, um Webdesignern bei der Anwendung der Pomodoro-Technik zu helfen.
Der Timer läuft 25 Minuten. Am Ende nehmen Sie eine 5-minütige Pause. Sie führen drei Intervalle dieser Art durch. Beim vierten erhalten Sie eine längere Pause von 15 Minuten.
Bedenken Sie jedoch, dass Ihr Zeitplan Ihre eigene Kreation ist.
Traditionell verwendet die Pomodoro-Technik 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass 25 Minuten nicht ausreichen, um eine beträchtliche Menge an Designarbeit zu erledigen, können Sie die Einstellungen ändern.
Dieses Tool ist völlig kostenlos, also probieren Sie es aus und sehen Sie, ob es Ihre Konzentration verbessert.
8. Float
Float ist ein Projektplanungstool und unterscheidet sich somit von einer Aufgabenverwaltungssoftware.
Ein wesentlicher Unterscheidungsfaktor besteht darin, dass es Ihnen ermöglicht, Aufgaben mit einem spezifischen Zeitkontingent in Ihren Kalender einzutragen. Bei vielen Aufgabenverwaltungsanwendungen können Sie lediglich ein Start- und Enddatum festlegen, was es erschweren kann, die adäquate Arbeitsmenge für jeden Tag zu planen.
Mit Float nehmen Ihre Aufgaben in Ihrem Kalender genau so viel Raum ein, wie sie tatsächlich während Ihres Arbeitstages beanspruchen werden, sodass Sie Aufgaben stapeln und bei Bedarf über mehrere Tage verteilen können.
Eine weitere hervorragende Funktion ist die Zeitplaneinstellung.
Sie können Ihre Wochenenden ausblenden, um nicht in Versuchung zu geraten, dann ‚Überlaufarbeit‘ zu erledigen. Sie können auch eine Obergrenze für die tägliche Arbeitszeit festlegen. Wenn Sie versuchen, tagsüber fokussierter und produktiver zu sein, wird Ihnen eine solche Begrenzung definitiv helfen.
Hinsichtlich der Nachteile wird Float nicht viel in Bezug auf Kundenverwaltung, Prozesse oder Dokumentation leisten. Es geht hierbei ausschließlich darum, Ihren idealen Zeitplan zu erstellen und sich daran zu halten.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie dabei Unterstützung benötigen, und Ihnen die Art und Weise gefällt, wie es Ihnen ermöglicht, Aufgaben zu planen, kostet es 6 Euro pro Monat und Benutzer oder 10 Euro, wenn Sie eine Zeiterfassung hinzufügen möchten.
9. Trello
Es ist von äußerster Wichtigkeit, ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, um sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt und dass Sie effizienter arbeiten, wenn Sie mehrere Kunden und Aufträge gleichzeitig betreuen.
Es gibt sicherlich eine Vielzahl hervorragender Optionen, aus denen man wählen kann. Allerdings sticht Trello durch seine Flexibilität hervor. Hier ist der Grund, warum das wichtig ist:
Nehmen Sie beispielsweise das Jahr 2020, in dem 82% der Freiberufler angaben, dass die Pandemie sie zwang, ihre Arbeitsweise zu ändern. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, das es Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen nicht ermöglicht, sich schnell anzupassen, wird es Sie verlangsamen.
Trello ermöglicht es Ihnen, auf die Weise zu arbeiten, die für Sie am besten geeignet ist. Sie können Ihre Dokumentation und Aufgaben mit Karten organisieren. Sie können auch Vorlagenboards (aus vorgefertigten Vorlagen oder Ihren eigenen) erstellen, die Ihnen Zeit beim Starten neuer Aufträge oder bei der vollständigen Durchführung von Prozessen sparen.
Mit einem Premium-Abonnement können Sie Trello-Power-Ups freischalten und Ihre Aufgaben aus verschiedenen Perspektiven verwalten, wie einem Kalender oder einer Zeitleiste.
Power-Ups ermöglichen Ihnen auch die Integration mit Ihrer anderen Unternehmenssoftware, wie Google Drive, Dropbox und Slack. Darüber hinaus helfen Ihnen Power-Ups, Ihre häufigsten Aufgaben in Trello zu automatisieren.
Da Trello Teil der Atlassian-Produktsuite ist, zu der auch Jira und Confluence gehören, erhalten Sie beim Anmelden Zugang zu einer ganzen Reihe nützlicher Webdesigner-Tools.
Trello ist in der Grundversion kostenlos nutzbar, und es lässt sich bereits mit dem kostenlosen Plan vieles erledigen. Wenn Sie es jedoch zur Optimierung Ihrer Zeit nutzen möchten, lohnt sich das Upgrade auf Trello Gold für 5 Euro pro Monat oder Business Class für 10 Euro pro Monat.
10. Zapier
Von dem Moment an, als Sie Ihr Webdesign-Unternehmen gründeten, haben Sie wahrscheinlich über all die Software nachgedacht, die Sie für den Betrieb Ihres Unternehmens benötigen würden.
Ihre Liste an Tools hat sich seitdem vermutlich beträchtlich erweitert. Deshalb denken Sie möglicherweise nicht einmal an Ihre Unternehmenssoftware, wenn es um Ihre Zeitmanagementstrategie geht. Sie sind so daran gewöhnt, sie als eigenständige Lösungen für Buchhaltung, Terminplanung oder andere alltägliche Verwaltungsaufgaben zu nutzen.
Ich wette jedoch, dass die meisten dieser Tools eine Liste von Integrationen haben, und ich wette auch, dass Zapier auf den meisten dieser Listen steht.
Das liegt daran, dass Zapier Ihnen helfen kann, Prozesse zwischen Ihren am häufigsten verwendeten Tools zu verbinden. Wenn Sie beispielsweise das folgende Zapier-Dashboard betrachten, werden Sie feststellen, dass es vorgefertigte ‚Zaps‘ (verbundene Arbeitsabläufe) zwischen meinen am häufigsten verwendeten Anwendungen gibt:
Wenn Sie keinen vorgefertigten Workflow finden können, erstellen Sie Ihren eigenen. Hier ist beispielsweise eine Möglichkeit, wie Sie Ihren Toggl-Timer mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden könnten:
Es gibt hier viele Möglichkeiten, also gehen Sie Schritt für Schritt vor. Erstellen Sie eine Liste Ihrer zeitaufwändigsten Verwaltungsaufgaben und der Tools, die Sie zur Durchführung verwenden (falls überhaupt). Beginnen Sie dann, Zapier zu erkunden, um herauszufinden, wie es diese zeitaufwändigen Arbeitsabläufe für Sie automatisieren kann.
Zapier ist kostenlos nutzbar für bis zu 5 Zaps und 50.000 Aufgaben. Alles darüber hinaus erfordert ein Upgrade. Die monatlichen Tarife beginnen bei 19,99 €.
Zeit und Geld sparen mit einem geeigneten Zeitmanagement-Tool
Wie Sie sehen können, gibt es viele Zeitmanagement-Tools für Webdesigner, auch wenn diese nicht explizit für die Aufgabe der Zeiterfassung konzipiert wurden.
Viele dieser Tools werden Ihnen helfen, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren und unnötige zeitraubende Aktivitäten sowie Ablenkungen zu vermeiden.
Nachdem Sie nun begonnen haben, kreativer darüber nachzudenken, wie Sie produktiver werden können, ist es an der Zeit, dies in die Realität umzusetzen.
Originally posted 2021-03-17 12:38:32.
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